[公告]925乐昌访查活动存在问题总结会

陈英 · 发表于 2005-9-28 01:25:00

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>应嘀嗒的提议，召开这次大访查的总结会——
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>会议时间：<st1:chsdate Year="2005" Month="9" Day="27" IsLunarDate="False" IsROCDate="False" w:st="on">2005年9月27日</st1:chsdate>18：30-22：30
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>会议地点：江南西路 润汇大厦三楼‘四季渔乡’V2房
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>会议人员：依澜、城市山鸡、任我行、金星、老虎、嘀嗒、夏荷、西关大少、一片云、寂寞、Sunny、老阿哥、Tonyli、秋 。（一共14人）
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>会议主持：金星
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>会议秘书：一片云
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>会议主题：对在<st1:chsdate Year="2005" Month="9" Day="24" IsLunarDate="False" IsROCDate="False" w:st="on">9月24日</st1:chsdate>和25日进行的乐昌秀水、大源、云岩镇访查助学活动，以及梅花镇结对卡仪式进行问题汇总、分析，以提出建议和初步解决方案进行归纳总结。
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>会议目的：总结问题，吸取访查实践经验，以利于以后访查工作的开展和安排。
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经过长达三个多小时的会议，各领导和部门负责人均对此次乐昌访查活动提出了相关的存在问题和建议，现归纳会议大概内容如下：
1、 此次访查吃饭点的菜份量过多，基本上每张饭桌都有余下很多饭菜，导致浪费很大，以后点餐要了解清楚，就餐地点的饭菜份量大小来点菜。 （负责单位：访查总指挥）
2、 由于此次访查活动的经费财务方面出现了些问题，以后会安排有相关财务经验的人员负责，而且将财务分工单位化小一点，分细一点，可制份详细清晰的访查费用开支表记录。 （负责单位：活动部访查组或访查总指挥）
3、 大源访查队表示大源当地的村干部十分配合访查工作，而且此次访查真实案例较多，但仍存在有一部分相当贫穷但不在访查名单之内的个案，建议再对大源进行一次访查。（负责单位：学校组）
4、 由于活动部人员对当地的村子、地点路线均不熟悉，所以如果单靠学校提供的村子名称来分路线访查小组，会难以出现走重复回头路的情况，故建议以后改由熟悉地点的学校和村委方面来分路线访查组，会使访查地和路线集中，减少人力和时间方面的浪费。（负责单位：学校组）
5、 总指挥和副指挥的分工要明确一点，同时要详细分工放权到各访查小组的组长下面，另外，访查活动中如担任了总指挥一职位时，尽量不要再安排做访查小组长之职，以确保全部精力和时间安排整个访查大队的工作。（负责单位：访查总指挥）
6、 各组长要管理好本小组的所有工作，特别是拿到访查名单是，要和带队的老师或村干部核实需访查的学生路线地点是否集中。现时还要提醒本组员注意一些相关事项，例如要备足手机和相机的电池，以及再次确定并记录下组员在外地能联系上的电话号码。（负责单位：活动部访查组——制定指引、访查总指挥——安排培训）
7、 访查活动召集帖尽可能简单化而清楚短精，一些拍摄要求、注意事项等内容，可列在将开的‘访查必读’链接栏中，同时访查报名表改用周年庆表格样式和方法来汇总记录。（负责单位：活动部访查组）
8、 整个访查活动，所有人员要冷静镇定地面对突发事件，实行‘组员有事向组长汇报，组长有事向总指挥汇报’的逐级上报机制，不主张越级上报行为。（负责单位：活动部访查组——制定指引、访查总指挥——安排培训）
9、 如访查地点需要另租车跑山路时，租车费需与学校或村委方面进行确实具体付款方和金额，避免再发生因租车费被人‘坐地起价’或发生争执的类似事件。（负责单位：访查总指挥）
10、在访查过程中，如被访查学生是因各种原因，而无法提供户口本和家长身份证的，需仔细审查，如家境是十分贫困确需资助的，需按正常访查流程进行，且要在访查表中注明此特殊情况，而不应因此原因而放弃访查或列入不符合捐助条件范围之内。（负责单位：活动部访查组——制定指引）
11、总指挥人员要多和本队的组长沟通，同时要合理明确地分工好各小组的具体收相人、验核访查表人，以免出现访查表空白无填写的现象，各组长要把好关。（负责单位：访查总指挥）
12、访查回来后，资料组整理学生资料和上传求助信息，均需要一定的时间，但学校方是并不知道哪些学生会符合乐助会的捐助条件的，故为了避免重复资助的情况出现，需要加强此工作，访查后需尽快将符合捐助条件的学生名单交给学校。（负责单位：资料部）
13、由于此次访查，有小队回访受捐助学生时，发现了不真实的个案，导致资助人心里会有一种欺骗的感觉，建议以后可以定期抽查资助学生，对之前的访查和捐助进行回访。（负责单位：活动部访查组）
14、在梅花的结对卡活动上，出现了卡与学生数目不一致的情况，现落实以后只对已确实受捐助并且已汇款到帐的学生，才对其制作和发送结对卡。 （负责单位：捐助部、后勤部制作组）
15、在整个访查活动中，只见每个小组交上访查表和学生相片，但没有一个小组有交到有学校调查表中的学校外形相片、学校情况相片，这一点以后需要注意和安排好。（负责单位：活动部访查组——制定指引、访查总指挥——安排培训）
16、乐助会网站上的部门分工表以及人员任职表，长时间没有更新内容，以后需定期及时更新，同时各栏目的版主还需要对本栏目的帖子主题进行审验是否有发错位置，同时为了确保乐助会各方面的利益，上传有关相片时请尽量加上乐助会水印。（负责单位：各部的正部长、参加访查的志愿者）
未足部分，请参加访查的所有志愿者踊跃提出。

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