乐助会注册启用“志愿时”系统工作记录

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[paragraph]志愿时网站   www.125cn.net
“志愿时”,是一个全新的志愿服务“时间”和志愿服务“价值”的计量概念，是志愿者提供的志愿服务时长的测量，是志愿者提供的志愿服务价值的评估，同时也是志愿时实现的载体——广州“志愿时”系统。目前，“志愿时”已获得国家商标总局的认可与商标专利保护。
“志愿时”系统是由广州团市委开发的一个基于WEB的B/S系统（浏览器/服务器系统）而建立的志愿服务的综合信息管理系统,只要有可以上网的计算机或手机，就可以登录和使用系统。“志愿时”系统是志愿者个人、志愿者组织、志愿服务项目的在线管理平台，是志愿者在线沟通交流平台，是实现“志愿者荣誉激励”、“志愿者组织管理”、“志愿者增值服务”的有效载体。
广州亚运会期间，“志愿时”系统广泛应用于亚运会志愿服务工作，在59万亚运志愿者招募、录用、考勤、激励的管理中发挥了重要作用。经过不断地开发完善，现已形成以下三大体系：



管理体系


系统可以为“志愿服务组织”提供管理平台、为“志愿者”提供参与平台、为“志愿服务项目”提供对接平台。



记录体系


在系统内部形成T值和V值两大记录体系。T值是志愿服务绝对时间（Time），通过信息化工具精确测量；V值是志愿者服务的评估价值（Value），通过在志愿服务中承担的职责及志愿服务效果进行区别记录。



激励体系


两大记录体系详实数据支撑起激励体系，各类志愿服务组织在使用“志愿时”系统记录“志愿时”后，以“志愿时”系统数据为基础对志愿者进行维系激励。



  

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[paragraph]系统功能
“志愿时”在进行志愿服务“时间”和志愿服务“价值”的计量的同时，通过志愿时系统的功能，帮助广州市政府及有关组织制定志愿服务的相关政策，引导社会资源支持志愿服务发展，提高志愿者参与志愿服务的荣誉感与积极性。
（一）庞大的数据库资源
“志愿时”在线管理系统通过考勤可以精确地记录每个志愿者的“志愿时”以及其他信息。首先每个志愿者必须在“志愿时”系统进行注册，在网上填报个人信息，即可使用“志愿时”系统。而“志愿者组织”需要由申请人填写申请表并与广州团市委联系，经过审核同意后，团体信息将批量录入系统数据库中，而团体负责人也将得到相应的账户以及管理权限。当志愿者参与志愿活动的时候，通过考勤的方式来记录自己每次服务的“志愿时”、服务地点、活动名称等信息，这些信息将上传到“志愿时”系统，经过管理者审核后结算生成志愿者的“志愿时”积分，志愿者可以凭账号密码登陆系统对自己的情况进行查看。整个使用过程中，系统对志愿者、服务对象、服务组织、服务时间、服务效果等都进行了全纪录。目前系统中正式注册志愿者人数已达到40万，累计发起志愿者任务800多个，累计培训200余期，亚运期间累计记录服务时间3140多万小时，经过亚运期间的基础建设和亚运后的运行和修改，系统已经形成了一个庞大的数据库。随着二期开发的顺利进行，系统在数据库建设方面将更加翔实精准。
（二）广阔的服务参与平台
“志愿时”系统除了具备记录信息的功能之外，还为广州无数的志愿者提供一个参与志愿服务的广阔平台。活动组织者依托次平台发起各类志愿服务活动，并对活动的发布、报名、组织培训、活动分享、活动考勤等组织实施的各个环节予以网站支撑。
而作为志愿者，如果有意愿参与志愿服务活动，“志愿时”系统就为他们提供一条方便的渠道。志愿者只需登陆“志愿时”系统，再通过这个系统搜索自己所感兴趣的志愿服务，并在相应的志愿服务点击报名，接下来志愿者只需等待管理者的审批及活动通知则可。另外，志愿者结束志愿服务之后，还可以登录系统的论坛，跟其他志愿者进行交流，分享志愿活动的心得。
另外，通过这个系统平台，全体注册志愿者还可以进行网上培训，通过考核和记录所有成绩，进行培训证书管理，其中培训的信息将录入到系统中。可见“志愿时”管理系统的推广应用，大大简化了参与志愿服务的程序，有利于广州市志愿服务活动的进一步推广和提高市民参与志愿服务活动的积极性。
（三）功能完善的工作管理系统
随着志愿者的人数逐渐增多，广州志愿服务活动的涵盖面扩大，采取什么样的方式对志愿服务工作进行管理成为了管理者的难题。“志愿时”系统的推出则很好地解决了这个问题，由于“志愿时”系统储存着广大志愿者的个人资料、服务经历等信息，所以根据这个系统中完善的信息，再利用系统的平台功能，可以让管理者以“志愿时”为中心，打造一个针对志愿者、志愿者组织、志愿服务项目和场所的管理系统，进一步统筹社会资源，加强对志愿服务工作的管理。
为了更好地为常态化志愿服务提供合理的志愿者系统架构支撑，“志愿时”确定了一个完善的组织架构，同时按照组织架构分配“志愿时”系统管理账号，进行实行实名制管理：
1.超级管理员账户：广州市发展志愿服务事业指导委员会办公室、广州市志愿者行动指导中心拥有最超级管理员账户，对整个系统拥有最高级管理权限；
2.高级管理员账户：各区（县级市）、广州地区院校、广州青年志愿者协会、市直属单位、市内其他大型志愿组织分配高级管理员账户。
3.中级管理员账户：各街道、院校下一级志愿者组织、广州青年志愿者协会下一级志愿者组织、市直属单位下一级志愿者组织、市内其他志愿组织下一级志愿组织通过申请获得中级管理员账户。
4.普通管理员账户：小队一级的管理组织。
5.志愿者用户：志愿者个人账户。
志愿者管理账户通过“志愿时”系统，按照当前编制体系对志愿者进行组织架构搭建，在管理账户界面上对志愿者进行日常管理，在任务界面上对志愿者进行组架构搭建，设置总队——子队的组织架构，发布各类志愿服务活动，并对志愿者进行筛选或招募，有序地组织志愿服务活动。
（四）公平的激励评估体系
在志愿者人力资源管理体系中，最为核心的是志愿者的绩效管理，只有构建起完善的志愿者绩效管理体系，科学、规范、公正地评估每一个志愿服务项目的绩效，并通过不断改进志愿者管理方式，健全志愿服务管理的制度建设，才能不断提升志愿者为社会创造的价值。
根据每个志愿者的考勤及活动情况，进行审核后，“志愿时”系统将自动计算每名志愿者最终的“志愿时”积分，而根据志愿者积分情况，对志愿者提供不同的激励服务，如培训、就业、婚介等等。

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[paragraph]（一）志愿者个人管理
志愿者进入志愿时主页，点击注册，成为注册用户并获取“志愿时”个人账号之后，通过登录个人空间来进行各种操作与管理。
1.报名参加任务：在系统搜索到自己感兴趣的志愿服务项目，点击“报名”就可以轻松参与志愿服务
2.记录档案：拥有“志愿时”账号的志愿者参加的每一次志愿服务都会在系统上记录，包括每一次服务的主题、时间、地点、服务时长、获得奖励等等内容都完整地储存在系统中，成为志愿者志愿服务的个人档案
3.获取激励增值服务：志愿者每次参加志愿活动的服务时长都会在系统中自动生成“志愿时”，随着参加服务次数的增加，“志愿时”也会逐渐积累，积累到一定数额时，可以根据“志愿时”来获取志愿者激励增值服务
4.网络交流互动：志愿者的个人空间可以上传照片与视频，可如微博一样便捷地发表心情感言，在发表文章日记，以及在论坛上发帖与其他志愿者进行交流互动
（二）志愿者组织管理
志愿者组织通过申请获得管理账号，通过登录管理账号可实现对志愿者组织队伍以及志愿者的管理。
1.自由发布任务：志愿者组织通过管理账号，可以在系统平台上发布自己的任务项目，通过审批后可在系统上进行招募录用志愿者，可大大提高活动组织的效率
2.招募录用志愿者：、“志愿时”系统本身就是一个志愿者提供志愿服务的平台，并储存着大量的志愿者信息，志愿者组织既可以录用通过主动报名参加服务的志愿者，也可以在系统中搜索符合条件的志愿者，并对其进行招募
3.信息化考勤：志愿者组织开展志愿服务项目时，对志愿者的考勤可以针对不同的情况采取考勤机考勤、手机扫描考勤、手机短信考勤和手动考勤等不同方式，实现考勤方式多样化，让志愿服务工作变得简单方便。考勤情况将上传到“志愿时”系统作为志愿者个人的档案记录保存下来，同时还将为志愿者获取激励增值服务提供凭证
（三）志愿服务项目管理
志愿服务项目在系统发布并通过审批后，志愿者可以在系统平台上进行报名，志愿者组织也可以在平台上进行管理。志愿服务项目管理分为以下几个阶段：
1.招募阶段：项目通过审批后，点击“开始招募”可以进行招募录用志愿者的功能
2.配岗阶段：当项目录用足够的志愿者后，点击“结束招募”后就可以对已录用的志愿者进行配岗管理
3.执行阶段：当项目配岗完成后，点击“开始执行”后就可以进行考勤功能，同时也可以继续招募录用志愿者，可以继续完善队伍配岗管理
4.任务结束与结项：当任务已经结束，可点击“结束任务”，结束任务后就不能再进行考勤，一切操作都无法进行。点击“执行结项”，任务将归入以往任务，彻底成为档案记录
（四）“志愿时”督察评估
为了保障“志愿时”系统的顺利运行，将成立专门的督导团队进行督察评估以确保系统正常使用。督导团队相当于一个移动的客服团队，每周前往各站点进行督查，了解各站点的系统使用情况，督查考勤情况，发现并解决系统在实际运作中存在的问题。同时，督导团队还将建立专门热线平台，随时为各站点、志愿者解决系统操作上的问题，并提供信息咨询等服务。另外，督导团队还将及时跟进系统平台上的任务发布、执行、志愿者注册、报名等情况，及时发现问题并与各站点保持紧密的联系。

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