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乐 助 会 简 报
本期看点
乐助会的工作氛围良好，核心成员之间以及志愿者之间的信任度非常高，办事效率高。同时其信息完善，资金透明，办事严谨有序，执行力强，有很高的社会公信力。为了解乐助会的日常工作以及志愿者、捐助人、受助学生等三方对乐助会工作的看法，中山大学社会学系学生吴逸婷等六人团队对乐助会进行调查。请看本期专题——《乐助会调查报告》。
| [/table] | | □9月，乐助会志愿者回访上海宋庆龄基金会与乐助会合作捐建的25所图书室。源自2013年11月，上海宋庆龄基金会及北京中金博雅文化有限公司与乐助会签署三方协议，由上海宋庆龄基金会捐赠款项50万元，合建“宋庆龄爱心书库”图书室；去年，捐建湖南与广西共25所学校图书室的书架、阅览台和图书陆续到位，为验证图书室是否正常运转，乐助会进行了跟踪回访工作。（如图） | | □9月10-11日，乐助会志愿者一行6人到广西省南宁市横县各镇区的小学进行实地访查，合共走访了当地12间学校和回访了各学校图书室的使用情况，总行路程达1000多公里。 | | | | | □9月，乐助会与深圳永旺公司旗下永旺游乐场经过多次协商以及深圳志愿者麦欢金女士的积极协调，深圳永旺游乐场“乐助会助学收捐点”揭牌成立，深圳爱心人士捐赠的书籍有归宿了。 | | | □9月18-20日，经过了前期的精心准备，乐助会联手兰州大学新闻院青协对卓尼地区的自助访查再度踏上路途，共同完成了对[table=100%,white]甘肃省兰州藏族自治州地区卓尼县 |
80个学生的实地访查个案。（如下图）
□中秋佳节的湖南地区的志愿者们在刘俊顾问、曾嵘、马应应等志愿者的协调下，把长沙市芙蓉区育才小学中的1000多套二手书桌搬运装车，通过乐助会定点捐赠运往岳阳平江县。
截至9月30日，乐助会共资助贫困学生7216人。其中长期捐助高、初、小学生6538人，捐助大学生668人，短期捐助小学生48人；已汇给学生资助款16,779,252.00元。其中：9月份认捐高中生108人，合共到帐金额242905元。
截至9月30日，乐助会已经建立图书室112间。投入资金合计为1,506,486.38元，藏书达368,341本。
截至9月30日，乐助会共捐助单人书桌16,562套、双人书桌7,634套、讲台293张，办公桌2张，金额合计为3,491,578.11元。
截至9月30日，乐助会共捐赠学生床铺873套，575块床板，金额合计为386,130.00 元。受助学校18间。
截至9月30日，乐助会共捐赠电教室9间，电脑428台主机，306台显示器及计算机配件，金额合计约 826,100 元。
乐 助 会 调 查 报 告
□吴逸婷
一. 背景
非政府组织（（NGO），作为对政府在公共管理事务上的一种补充，近年来已在中国成为了一个新兴的活跃群体，为中国公益事业的发展贡献力量，并取得了较为蓬勃发展。这些民间群体关注社会薄弱处,通过志愿行动和慈善募捐,在环境保护、社会救济、医疗卫生、教育、文化等领域提供力所能及的帮助。
目前，许多早期的民间组织已经开始进入一个发展的瓶颈期：最初对于公益事业的热情，已转化为对组织长远发展的理性思考，希望组织能够有序运行，合理壮大。但由于前期规划与发展框架设置较为薄弱，未能形成一个良好的运营模式，因此发展到该阶段的公益组织都在寻求一个新的突破。他们基本都有的一个特点，即信息传播渠道冗杂或单一，主要传播媒介——网站并未发挥出原本的宣传、告知作用，信息的分类设置不合理，导致这些公益组织在公信力的传播、工作效率的提高还有扩大民众的认知程度上都遭受到一定阻碍。
乐助会成立于2004年5月1日，是一个专业助学的民间志愿团体。他们专注于学生学费和学校硬件设施的捐赠，信息公开透明，管理工作严谨，已经在多个省份设立分部，整个组织已具有一定发展规模。作为一个成立比较早的民间组织，乐助会同样面临着信息传递效率不高、网上宣传媒介实用性不高的问题，这对他们目前的对外宣传和用户体验都产生了一定的影响。因此，作为“公益协同设计”课程的合作双方，我们会与乐助会一起协作改善这部分的问题，通过对不同方案的可行性分析与用户调查，设计出一个能够缓解现状信息传播工具。
二. 意义
近年来，我国的国力大大增强，但是社会贫富差距依然存在，社会矛盾依然突出。乐助会的初衷与愿望是如此的简单，“尽吾能尽之力，助需助之人”，改善当地教育条件，将更多的力量汇集到那些更需要帮助的地方。如果我们的协同设计能帮助乐助会改善用户体验，提高管理效率，相信这将吸引更多的爱心人士了解乐助会，并方便的与他们进行合作；同时，乐助会也能输送更多的善款与物资，帮助到更多的山区学生与学校。“今日之责任，不在他人，而全在我少年。少年智则国智，少年富则国富，少年强则国强，少年独立则国独立，少年自由则国自由，少年进步则国进步。”同时，我们合作的经验，也将会成为未来公益组织发展的一个模板，为未来公益组织的框架构建和长期发展提供有效的启示和建议。
三. 调查方法
为了了解乐助会的日常工作以及志愿者、捐助人、受助学生三方对乐助会工作的看法，我们综合采用了深度访谈和参与式观察的调查方法，从而分析乐助会现今的发展情况以及面临的问题。
四. 观察分析
(一)第一次访谈（2013年3月21日）
我们小组从乐助会助学部的伍颖培先生处了解到乐助会的一些基本情况：乐助会的工作主要是为捐助方和受助方牵线搭桥，和捐助款项的具体落实，中间并不经手任何款项，这是他们一直坚持的“公开透明”。此外，乐助会也有很好地售后服务，在捐助完后每半年会派志愿者过去捐助点核实资金是否到达、物资是否被使用，然后给捐助方回馈。现在的工作大多集中在高中，考虑到高中生资助目前在国内的关注度最小，所以乐助会集中关注这个部分。
在志愿者方面，只要认同乐助会的观念，并且通过了考核期，就能成为一个正式的编制内的志愿者。志愿者的流失率很低，每年只有2%，这是乐助会又一个很具优势的地方。
志愿者对乐助会和志愿工作的认同感很高，都很乐于抽出平时的时间参与到其中来。他们每人都有一个岗位，他们承担了乐助会内很大一部分工作，自主性和执行能力都很高。
在这次访谈中，我们了解和发现了乐助会目前的几个问题：
乐助会缺少一个数据库。现今所有的学生信息、捐助人信息、捐款情况动态等都是文档型的，不便于工作人员使用、统计和宣传，乐助会也认识到了这个问题，正准备成立技术部门致力于建立数据库。
乐助会缺乏一个让捐助方和受助方联系更加紧密的多方沟通机制。我们在现场看到一整个柜子的学生来信，这些信件还来不及发给捐助人。乐助会每半年会将学生来信扫描上论坛，公布给捐助人，工作量大且延时。捐助方和受助方之间的沟通太少，一方面是因为受助方那边的条件限制难以和捐助方联系，另一方面大多捐助方想做好事不留名，或是想保护自己的个人信息，对这样的沟通并没有很强的需求。
乐助会内部的联系渠道。管理层平时与志愿者通过QQ、邮件、论坛、网页等方式交流，渠道虽多但不太统一。
(二) 卜蜂莲花乐助会义卖参与式观察（2013年3月24日）
当天，我们与参与义卖活动的志愿者一起工作，同时对在场的5位志愿者（其中2人为曾经的受助学生，1人为捐助人）进行了访谈，了解这两种软件是否有其现实需要以及他们的使用意向，从而判断我们的思考方向是否有可行性，这种软件功能是否有可用性。
在观察和访谈中我们得知了一些关于乐助会基本运营的情况：
乐助会每月的最后一个周末都会举行义卖摆摊，销售一些企业捐助出来的产品，大部分利润会捐赠给贫困学生。
在受助学生方面，他们以前每个学期都会受到由捐助人转账的学费，上大学后也会参加由乐助会组织的职业规划类的讲座进行自我增值，同时他们对资助自己的人也非常感激，会以写信或者拍视频的方式联系他们，让资助人知道自己的近况。
在捐助人方面，乐助会会及时一对一提醒捐助人给学生进行汇款，志愿者的工作量比较大。
在对受助者和捐助者进行访谈后，我们有了一些思考：受助者心存感激，比较有意向与捐助人有更多互动和情感上的交流，但捐助人却希望自己与受助人是平等关系，不希望见到受助者太感激自己，而且即使有渠道可以更好地互动，积极参与使用这个渠道的意向也不高。
捐助款项是由捐助者直接转账到学生的个人账户，马上就可以知道转账情况，不太需要监控。通知方面也有专人通知汇款。所以从款项追踪的角度来看，受助人没有必要通过专门的软件去知道。但乐助会的工作量比较大。
捐助者做志愿活动的很大一个动机是可以和自己志同道合的人交流，或者与分散各地的以前的朋友通过志愿活动的形式维持感情。志愿活动是一个可以培养和维持感情的纽带，他们现在聚会，活动的联系和通知一般都是通过乐助会BBS，或者部分一群人微信QQ联系。所以我们可以在这方面有进一步的思考，是否可以简化志愿者之间的交流和联系，或者创造一些更好的形式去加强他们彼此之间的联系？
受助者在接受捐助之后也会有一部分到乐助会做志愿者，非常愿意以志愿的方式回报社会，让慈善和公益得到良性的循环。
（三）乐助会总部的参与式观察（2013年3月27日）
2013年3月27日下午，我们小组来到乐助会总部办公室，对乐助会整体空间和管理层的日常办公进行观察。
整体观察：乐助会的办公室在中小企业创业园区内一楼的两个小间中，空间不大，但办公设备很全。每人有一台办公电脑和办公电话，还有一台公用电脑和打印机。在办公室白板上，贴有“借支单、差旅费报销单、费用报销单”的收据。在电子设备储藏柜中，放有办公室物资的借用登记本。仓库前贴有仓库使用须知，碎纸机也贴有专门的使用方法步骤，这可看出他们内部操作规范。组织管理层均用粤语交流，气氛和谐，协作良好。
对管理层工作的观察和分析，大致可以分为几个部分：
论坛会员认证。论坛新注册的会员都需要进行人工审核，通过打电话的方式核对会员身份；在确认会员注册信息无误后由管理人员手动通过注册。.这可看出乐助会对于论坛使用者的身份很谨慎，能够保证每个注册会员都是热心于助学方面的，方便管理，提高论坛内部的安全性。但导致认证成本过高（主要是浪费人力和时间），流程繁琐。审核部分积压了很多待注册会员，信息确认很慢，给捐助人带来不便。
捐助企业和参与企业的审核。乐助会将一些资金用于购买书籍，捐给小孩子们。在一份文件中，包括了图书购买收据，图书商个人身份证复印件、个人工种证明、图书报价单核对情况、书商合法经营证明等。同时我们观察到连乐助会委托制作书桌的公司也同样需要提供很详细的公司基本资料以备审核。这显示乐助会对捐助企业和中间参与的企业的审核非常谨慎严格，层层把关，.以防捐助的物资被挪用或浪费。
监督物资的使用情况。物资到了受捐学校后，乐助会会让当地老师填写一份接收表，之后每半年也会派出志愿者前往当地监督物资的使用状况，填写一份回访单，以便乐助会监督物资的使用状况。这类回馈表也会公布在论坛上，会员可看。从这可看出乐助会很重视捐赠项目的跟进和监督工作，并乐于接受全社会的监督。
财政方面。乐助会使用电子银行进行网站交易，记录清晰。所有财政信息都以文档形式收录在电脑里（“2013收纳库”），并同时在论坛帖子中进行更新。财政信息公开透明，更新速度较快，但信息相关人员查找起来会有点麻烦，工作人员整理和编辑起来也很繁琐，可能会有所遗漏。由于款项记录的内容都用EXCEL按时间顺序记录，因此如果要查询个人款项记录几乎不可能。
拍卖方面。乐助会论坛中有一个关于物资拍卖的子栏目，拍卖物品大部分存放于乐助会仓库，小部分由捐助方直接放在网上，所得资金若无特别要求，均称为乐助会的内部日常运营经费，拍卖者在论坛以帖子形式放出物品信息，竞拍者以跟帖方式竞拍。由于是以跟帖形式竞拍，很容易出现重叠出价，而且没有一个相关的竞拍标准（如每次出价额度，每个物品拍卖有效时间等）。
数据方面。乐助会已经有一个人事管理的数据库，里面有管理人员信息，普通会员信息、VIP信息（注册了论坛并为资助人的信息）、志愿者信息等。而捐助学生的信息则由一个大的EXCEL表格保存，里面有学生名字、性别、住址、电话、电子方式、学校、捐助编号、捐助人ID、捐助人地区、学生所在年级、汇款日期、备注等，并给这些学生从区域和时间上进行分类。数据极为庞大，对浏览、查找、整理和更新造成不便，且不能以学生为单位进行查询。
总的来说，乐助会内部管理层协作良好，有很积极的工作氛围。工作风格认真严谨，重视公开透明和项目跟进。另外，无论是财政、联系方式、活动预告、还是志愿者培训通知、行政通知等重要的信息，全部都会放在论坛上并在论坛上同步更新，论坛的内容庞大却繁杂。就连管理层上班打卡、下班前的工作总结，也全都在论坛上做完。
总之，乐助会所有的工作几乎都在论坛上完成，对论坛的依赖程度很高。内部人员对论坛很熟悉，能够迅速进入自己想要去的板块。但外人对乐助会论坛的使用很难上手，难以迅速找到自己需要的信息。
（四）信息传播媒介分析——网站与微博
网站：首页杂乱，虽然将内容划分地很仔细，但将如此多的内容放置于网站首页，不利于可视化操作，更对网站访问者带来相当的不便。信息的堆砌让访问者负载不住而感到难受，影响到他们对乐助会的进一步了解，并不利于品牌推广。
论坛：乐助会的资料都置于论坛形式的网页。详细的板块划分，严格的审核，让一切都能在乐助会掌控之中。作为访问者的我们会看到过量的信息一拥而上，不知从何开始了解论坛内容。同时不得不表扬乐助会内部人员的辛勤工作。每个板块，每个帖子的信息都是相当有价值的，而且真实可靠的。但海量的帖子查询起来难度很大。
微博：相当接地气，内容丰富多彩，搞笑娱乐，社会事件等都会转发。但这也带来负面影响，自身品牌推广和活动告知内容甚少，并没有利用微博这个工具来增加公众对乐助会的认知以及认同，简而言之，品牌建构和维护做的不够完善。
五. 总结
通过这几次的访谈和参与式观察，我们可以看到，乐助会的工作氛围良好，核心成员之间以及志愿者之间的信任度非常高，办事效率高。同时其信息完善，资金透明，办事严谨有序，执行力强，有很高的社会公信力。但其也存在很大的缺陷，在沟通渠道方面，捐助人和受助者缺乏良好高效的沟通平台，导致在沟通上有很大的滞后性和阻力。在数据处理和工作量方面，乐助会拥有巨大的数据量，但没有一个完善的数据库去管理这些数据，很多工作都要依赖论坛来进行，而论坛的内容庞杂巨大，分类不清，操作上也非常繁琐，不利于会员迅速寻找到需要的内容，这些不足也成为了他们现今亟待解决的问题。
以下是我们基于访谈和参与式观察的分析对乐助会发展情况的SWOT分析，有助于我们厘清乐助会的优势和劣势。
内部人员关系融洽，价值观相同；
内部人员细心负责任，办事效率高；
会员申请认证谨慎，保证内部信任度有技术小组；
人事的服务器，人事管理数据库包括了所有管理人员捐助人员和受助人的信息；
公信力强，捐助人和受助者对其信任度很高。
内部优势S | 潜在捐助人多；
公益理念逐渐盛行；
受助人很有可能转化为志愿者；
中国教育仍旧落后的大环境。
O外部机遇（捐助人与受助人） | 内部劣势W
核心人员少；
信息庞杂，论坛操作麻烦；
技术小组不成熟
没有一个信息数据库的整合 | T外部威胁（捐助人与受助人）
整个中国慈善业公信力较低；
捐助人和受助人沟通不平衡，力量不平等；
活动以及工作获取信息的方式不方便。 |
六. 结论
通过几次的走访观察和多次的会议讨论，我们总结出了乐助会目前面临的几个需求：
物资使用的监控成本大，期望有更好的多方监督方式；
网站操作繁琐，信息分类杂乱，信息沟通渠道多但是综合使用率不高，实用性低，期望建立一个信息传播的工具（或者是一个机制）；
没有数据库，希望能建立一个数据库整理信息；
希望能建立一个多方沟通机制，让受助方和捐助方的联系再紧密一点。
我们在最初的立项考虑时，主要有两个想法，一是建立一个双方沟通机制，使受助方与捐助方的联系更加简便，关系更加紧密。二是做一个基于捐助人角度出发，集捐助、捐助历史查询、捐助款项追踪、当前捐助情况查询和拍卖各项功能于一身的软件，给捐助人以更好的用户体验，帮助乐助会留住更多的捐助人，扩大其事业。
但是，同时我们也对这两个方案的可行性进行了考察和再思考，发现事实上的情况不如我们想的乐观。
首先，我们看双方沟通机制这个想法。乐助会受助信息数据库尚未建立起来，今年3月才刚成立技术小组，而数据库的建立大概需要花费3年时间才可建成，这导致了我们小组未来的产品可能并不能立刻投入使用，只能算是概念产品。而且由于受助人和捐助人的信息交流渠道不平等，双向交流机制的建立难以利用网络平台展开，而线下交流的话则需要依靠更多的志愿者，使人力成本增加。再者，相比起受助人强烈的感情需求，捐助人却不太希望与受助人有过多的交流，他们觉得人都是平等的，不希望受助者对他们有过于感激的想法。
第二个是便利捐助人的软件，想法非常新颖，但是也并不是特别可行。我们没有现成的数据库，要把这么一个多功能软件做出来技术阻力比较大，而且我们也在想这样一个便利捐助人的软件会不会给乐助会的工作人员带来更大的工作量，加重他们的负担。
所以我们转换了思路，把焦点放到了“网站操作繁琐，信息分类杂乱，信息沟通渠道多但是综合使用率不高，实用性低”这一点上，提出了第三个想法。
我们在想，能否完善乐助会本有的信息传播工具，有效整合信息传播渠道，按需分类，改善现有网站由于信息量大，管理不科学造成的结构冗杂、前端用户体验差、后台管理压力大的状态。将网站页面进行简化，突出重点信息，次要信息进行平台转移或舍弃；之后将进行网站内部信息的分类重构，简化信息搜索路径，提升用户体验；最后是为乐助会设计一个官方微博管理的操作模式，合理利用微博平台进行信息传播。我们还将尝试帮助乐助会进行目前沟通联系工具的整合。
通过信息传播工具，我们可以尽最大努力满足我们外部用户简洁清晰的使用需求，也能部分满足内部工作人员方便工作提高效率的使用需求。良好的用户体验可以帮助乐助会吸引更多的资源，提高他们的社会声望，提高自身机构的办事效率。它也有别于之前乐助会外观凌乱，信息繁杂的网站，将成为一个即拥有简约外壳，又拥有详实内在的信息交流传播平台。
七. 可行性分析
根据之前的调研和讨论，我们同NGO共提出三个设计方案：建立一套供受助者和捐助者双向沟通的机制，可以在web端或者手机客户端实现；设计一套便于捐助人的手机移动应用，内容包括最新动态，捐助款项跟踪等；
优化已有bbs平台，解决对外宣传不力，内部管理繁琐的问题。
方案一实现简单，但通过对捐助者和受助者的访谈，我们了解到大部分捐助人对该应用不具有使用倾向。因此，该方案不被采纳。
方案二具有方便捐助人,提高乐助会对外形象的作用,但由于其实现要基于良好的web端,而目前的web端和数据库尚未达到该要求，故，该方案也被取消。
方案三能够解决乐助会在日常办公和业务开展中最迫切需要解决的 管理抵消，形象欠佳的问题。且该问题的解决能为之后乐助会有更大的发展空间打下良好的基础，故，该方案有深入的必要。以下是方案三的详细分析：
该项目可分为如下几个板块：
第一，保留bbs，通过http get 的方式抓取bbs 中的信息，加以重新分类，组合，展现给用户；
第二，添加微博组件，通过微博发布最新的组织动态，并在微博中留出访问网站的链接；
第三，尝试搭建新的数据库，将原有bbs中的用户信息移到新的数据库，完成从bbs到新媒体的过渡。
从技术可行性来分析： 第一步的重点难点都是信息的分类上，只要做好分类，在技术实现上难度低；第二步，要使用微博API， 技术难度适中，但有经验可以借鉴；第三步的难度和工程量是最大的，主要是对原有用户信息的搬迁。
综上，本次项目在技术上在有挑战性的同时，有很高的可行性。
技术实现细节：
抓取信息用 http get的方式，或者php中curl_init() 函数群，用http get的方式较为简单，但对于特定段落的抓取需求较难满足，因此我们将用curl 函数群。
添加微博组件，考虑到微博的使用量和页面的空间，我们将采用新浪微博作为宣传媒介，具体的可调用微博给出的开发API。
扩展功能，基于公益网站访问并发不高，可以采用php和mysql 来做后台和数据库。实现细节为： 先根据之前的分类 建立新的数据库，并调用乐助会已有的用户表。可以用mvc模式来建立一个全新的网站。而之前bbs的数据有两种处理方式：对其做全文索引，供用户做历史数据查询；­人工导入新数据库。可以供公益组织自行选择。（文中插图为调查团队成员合影）
★10月31日、11月1日乐助会将组织对广东省德庆县的大型助学访查。
★乐助会求助学生信息版面有一批贫困的学生在等待资助人对他的资助，希望各位爱心人士一齐来帮助他们完成高中的学业。
★9月初，光联国际上海分公司通过企业微信报道了乐助会为其颁发“乐助会爱心联络点”牌匾的情况。至此，光联国际已有深圳、东莞、上海三地分公司作为乐助会的地区爱心联络点，为爱心企业与爱心人士提供了良好的交流平台。
★9月25日，《阳江日报》和《阳西县人民政府网》分别对乐助会到阳西上洋镇石门小学捐赠书桌的仪式进行了报道。
责任编辑：黄小燕、李丽红、陈英娟
联系电话：020—81279817
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往期回顾： http://www.ahelp.cn/thread.php?fid=16&type=31 | 
发表于 2015-10-27 09:52:12
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