捐赠流程及捐赠后的跟踪管理办法

地区管理部

捐赠流程及捐赠后的跟踪管理

捐赠项目执行的流程及
1、确定捐赠金额到帐和可使用的数目（定向捐赠的项目款项到帐后即可开始立项工作，开始项目执行，零散捐赠的款项需要筹集达到一所学校需求的金额时，先把捐赠发给财务核对没问题后，再整理立项资料），一般捐赠资料内应该包含捐赠人，捐赠时间、捐赠金额、捐赠学校名单，捐赠项目数量（明细），捐赠方式等内容。
2、捐赠资料通过邮件发给项目组组长（指书桌、图书室、床铺、项目组等）后，组长收到资料处理好后，发给负责立项的人员处理在“企业微信”立项的审批和在论坛的发帖工作（论坛帖子需要有立项的审批意见）
3、立项后，通知供应商进行捐赠物资的生产（书桌出订单内容，床铺、书柜、阅读台、书架、文 体用品等需要出采购协议，书 籍订 单内容，冠名牌匾制作好直接发过去），订单应含本次捐赠的学校名称和联系方式，捐赠数量和捐赠金额，送货到学校的时间。提供学校接收表给厂家在送货到学校时，让学校盖章后，一 起带回来，避免学校邮寄接收表的麻烦工作。
4、确定学校捐赠项目后，即与学校联系，通知学校有关捐赠项目的情况，通知学校捐赠物资大概送达的时间。请学校协助反馈接收捐赠物资的工作，同时把捐赠物资的接收表和需要协助反馈的内容通过邮件发给学校。
5、捐赠物资送货到学校前，供应商会通知送货情况，再与学校电话确认捐赠物资送货的时间，请学校做好相关的协助工作。
6、捐赠接收表由供应商与项目物资发票一起寄回来后，接收表和发票都需要扫描上传到立项帖子,填写 申请支付表格，根据捐赠项目的金额和捐赠项目、学校填写相关的内容。支付申请表与发票、银行支付流水放在同一楼的帖子即可。
7、学校反馈接收捐赠物资的相片通过邮件下载后，检查学校是否有按拍摄要求进行拍摄反馈，如需要补充的，回复邮件通知学校进行补充，相片反馈时间一般不超10天，（除非学校有特殊的情况未能及时安装捐赠物资，即可投入使用）
8、把捐赠物资的相片通过邮件或微信反馈给捐赠方,感谢捐赠方的支持，希望接下来仍有机会合作。
9、把学校反馈的相片整理上传到立项帖子（或安排志愿者），反馈相片上传后，即可通知项目组人员进行捐赠简报的编写工作,反馈的相片可以放网盘或通知邮件发给负责简报编写的人员或组长，方便他们做简报的工作。立项帖子标题转绿色 ，简报发布后转入子版面[项目组]。
10、学校个案记得跟帖更新捐赠项目的情况（有模板内容），同时记得修改学校个案的标题。
11、捐赠项目有举行捐赠活动或捐赠方是第一次合作时、新项目的第一次落地捐赠，或捐赠项目有宣传点时，可以在微信公众号发推文，但需要自行提供有关捐赠的资料给拓展部微信组帮忙编写后发布。

关于捐赠项目的相片跟帖的顺序（简报相片顺序类似）
所有上传到论坛的相片压缩至200KB以下，宽度800*1020（视相片实际尺寸确定长度）。
书桌项目：
学校安装书桌（可合并）、摆放（可合并）、搬运（可合并），每个书桌班的顺序：书桌班牌匾（单独）、讲台（单独）、教室整体相片（单独一张或二三张）、零散捐赠书桌相片（看捐赠方捐赠的数量是单独还是合并，一般一个书桌班名义的会是单独相片二三张，再做二张合并的）（一所学校多个班的就按班级上传）
床铺项目：
学校安装床铺（可合并）、摆放（可合并）、搬运（可合并），每个寝室班的顺序：牌匾（单独）、寝室整体相片（单独二三张）、零散捐赠床铺相片（看捐赠方捐赠的是单独还是合并，一般一个名义的会是单独相片二三张，再做二张合并的）（一所学校多个寝室的就按寝室上传）
班级图书角项目：
按班级顺序上传，每个班级的相片可合并后再上传，合并内的相片不少于3张。合并内容应有：书柜正面相片、打开书柜看到全部书籍、学生正在借阅书籍、学生在教室看书的内容。
其他项目：
采用类似的顺序，也根据捐赠项目的实际情况进行安排即可。


捐赠学生的执行流程及捐赠后的跟综

一、大学生

1、申请对象与申请条件
1）已由乐助会资助的高中受助学生，包括去年复读的高三学生；
在当年能考上国内大学本科或专科高校、且本人必须前往就读大学的高三毕业学生；
现时家庭经济还没有改善，仍属于贫困家庭的学生；
没有得到第三方对其考取大学后任何经济资助的。
2）经乐助会与捐赠方双方协商同意的其他符合条件的贫困生；

2、名额分配
在乐助会已开展助学工作的地区，资助的名额以学生自行先申请先得到的方式进行分配，额满为止。

3、捐助标准
一次性资助5500元奖学金（分二期汇款：大一上学期10月份汇出第一期3000元，大一下学期5月份汇出第二期2000元）
乐助会根据国家有关规定提取不超过10%的费用做为项目管理费。

4、实施程序
1）在论坛的求助版面和学生个案中公布当年参加高考的成绩，时间是7-9月；
2）学生被高校录取后，将录取通知的资料发给助学部存档；（一般在7月10日-8月25日，视学生录取的情况而定）
3）助学部转告原资助人有关学生录取情况，原资助人确定资助学生意愿；（一般在7月10-8月20日，视学生提供资料的时间而定）
4）9月至10月，确定资助的学生回高校报到后，二周内提供一份由学校出据“在校读书证明”给助学部登记；
5）助学部复核学生在校读书情况后，通知资助人进行汇款工作，资助人把两期奖学金款项5500元汇至乐助会对公帐号，由乐助会分二期汇给学生（10月份前，把第一期款项3000元汇到学生帐号，余下2000元待乐助会收到学生的培训报告和志愿者证明后，在学生大一下学期的5月30日前汇到学生的帐号）；
6）资助人确定认捐，给学生汇出第一期款项后，即在大学生慈善榜上登记资助情况（当年新建）：《捐助大学生慈善榜》
7）为捐、受双方搭建联系的桥梁，向捐、受双方提供对方联系邮箱，由双方各自联系；
8）学生参加大一学期10月份与大一下学期3月份的培训课程后，在11月份与下年的4月提交培训报告及50个志愿小时的证明资料给乐助会助学部；
9）助学部收到学生的培训报告和志愿时证明并复核后，在5月30日前汇出第二期的资助款项2000元给学生。
    以上流程从2014年试行

二、高中生
1、根据学校给出的贫困学生名单对学生进行访查。

2、审查受访查学生个案是否符合捐助标准的工作流程：
1）初审：访查时访查小组作初步决定，并在访查表上标明是否同意捐助；
2）复审：访查后，访查组专职人员对所有访查表进行复审，如对上述初审意见有异议时，则在访查表另纸作说明；
3）终审：负责分管访查组的副部长（或部长）对初审时“同意捐助”以及“复审”时有“异议”的访查表进行终审，如有需要需向原访查小组成员进行实况了解；
4）监督：凡发现学生求助资料中有问题时，请及时向助学部部长反映；凡对求助学生的资格有异议时，请向管理部成员反映（助学部部长除外），对便对各岗位工作人员进行监督。

3、实施捐赠
A、与捐助人联系：
1、联络捐助人的工作全权由捐助人所属行政区划分给各组员。个案较多的按“先地区后号段”划分，几个志愿者负责同一地区不同号段的联系。
2、各组员通过专用邮箱发E－MAIL给捐助人，并附上正确的《资助学生联络表》。凡发现汇款帐号或学生情况有变更时，迅速作如下处理：
1）问捐助信息组要新的资助联系表，发给资助人；
2）通过邮件或手机短信通知资助人有关学生或学校帐号变更情况，并要求对方收到后回复；
3）如遇对方没有回复者，直接打电话通知对方；
4）如捐助人电话更换无法联系时，同时采用多种方法通知对方（通过其他认识捐资助人的人员朋友代为转达）
5）收到新的帐号发给资助人后，请在学生个案后跟帖说明。
6）如收到学生的情况有变动的消息，也应在第一时间通知捐助人。
7）所有联系人都要联系自己负责的捐助人，你是他在资助过程中与乐助会的联系人，应告知捐助人，如在资助过程中遇到什么问题的话，就可以联系你来解答和帮忙，尽量与捐助人建立一种互相沟通的关系。（碰到你不懂的问题，你可以先记下来，在群或找到答案后再回复捐助人）
B、通知捐助人汇款：
1）根据联系表上的帐号汇款和汇款的时间，并提醒捐助人在汇款时注意的事项（包括不要在邮局汇款，汇款时必须在汇款单上注明学生名）；
2）请捐助人汇款后把汇款银行、汇款金额、汇款日期、汇款人（是否本人汇款）等内容跟在捐助学生的贴子或通知联系人。
3）如果捐助人不能上网，请使用能与捐助人联系沟通的方式（电话、微信等）传达以上两点的内容。
4）通知资助人汇款时，如有学生的汇报表可一齐附上，如仍同有回来的，可在收到汇报表后再发给资助人。

4、提醒捐助人汇款后联系人的工作
1）每年的3月和9月由捐助联系人组统一发出提醒汇款的邮件给到期汇款的捐助人，跟踪汇款工作开始，联系人要负责收集汇款信息及作出相关处理如下：
2）从捐助人反馈的信息（与捐助人的电话、邮件、微信或在学生贴子中的跟贴）了解汇款金额、汇款日期、汇款人（是否本人汇款）、是否有写学生名等。如果信息不齐就要与捐 助人联系询问相关内容。之后通知办公室专职人员，专职汇总反应给联系人，让联系人跟进汇款情况。提示：银行现在不一定会把全部的备注打入电汇单，为减少财务核对的压力，这一方面需要尽量配合。
3）得到以上信息后，资助学生贴子中看看捐助人有没有跟帖，如没跟帖就需帮捐助人跟帖说明已汇款，并注明汇款金额、汇款日期、汇款人（是否本人汇款）、是否有学生名等。
4）在网银查询到帐情况，截到帐图上传跟贴，并说明款项用于XX年X月（高X上/下学期）资助款。
5）没有得到捐助人邮件回应的，要发手机短讯、微信、QQ、论坛短讯联系，再没有回应则电话联系，三次电话联系均没有回应则把名单汇总报组长处理。
组长把名单交回办公室专职负责，专职接到名单后,先用电话联系资助人,确定没法找到资料人的,可用以下方法寻找资助人：
a）通过添加QQ号码的形式，发送内容到QQ邮箱；
b）在资助人QQ空间留言，寻找可以联系到方式；
c）在各地区的QQ群询问会员志愿者，是否有认识此资助人的；
d）通过在会内认识的朋友，寻找此资助人。但需要注意，通过其他人寻找资助人的，不要一口就是催汇款；
e）现在资助人都会留下联系的地址，可以通过邮寄信件的形式给资助人；
f）可以通过发论坛短信的形式寻找资助人，只要资助人上论坛，就会收到短信；
g）可以在论坛发贴寻人，通过论坛大面积去寻找资助人；
h）只要原留下的手机不是空号的情况下，就可以发手机短信的形式询问资助人。
i）通过微信朋友圈扩大去寻找，需注意不是直接说催汇款。
g）找到资助人新的联系方式时，及时反馈给相关的人员与转告捐助信息组，作资料修改记录。

5、捐助人汇款后的工作：
1)当捐助人的汇款后，经常注意慈善榜或学生个案贴子，了解自已号段的到帐情况，如有到帐的话，需通知联系人所汇款项已到帐，并告诉他们下次汇款前会通知他们，最好是等联系人通知后才汇款。
提示：可通过下载助学部群共享里的“X月X日本学校有效名单表.xls”来简化你的工作；
向捐助人解释，因为开学后有些学生需要核对在校读书的情况，如果在未知道学生就读情况前，我们不建议先汇款给学生，这一点很重要，同时也要向捐助人解释这样做的原因，以免汇出款项学生不回校读书而出现追款转款情况。
2)如发现捐助人已汇款15天都未到帐，在每学期限期内仍没有汇款的，请发停止资助的邮件或信息给资助人。然后在学生个案后说明资助的情况进行转捐手续；
3)定期向捐助人发学生汇报表

6、学校与学生组回访
A、每年定于回访时间是4月10至5月30日、10月20日-12月31日；
B、在“助学部”工作版面用小组工作ID进行工作安排，说明各地区回访注意的事项，同时在“活动专栏”版面发一张各地区有关回访的工作同，邀请社会爱心人士一齐参与；
C、整理各高中学校受助学生的名单发给各负责的志愿者，并把需要解决的问题汇总给志愿者；
D、志愿者回访后，督促志愿者把工作在部门跟帖汇报；
E、如志愿者回访时没有把问题解决，请通知志愿者再跟进，如需要办公室协助时再与社工联系；
F、在回访时应该注意：
1）核对受助学生是否在校读书的情况；没有参加回访现场的同学，请了解情况学生没出席的原因，汇报工作时注明情况；
2）了解学生是否收到助学款项，收到款项后的使用；
3）与学校老师沟通有关助学款项汇到学校帐号的核对工作，并了解款项发放情况；
4）与学生沟通有关个人帐号的保管与使用情况；
5）了解学生与资助人直接沟通的情况、鼓励学生多与资助人直接沟通；
6）现场教学生如何在论坛注册，如何通过论坛与资助人沟通；
7）鼓励学生好好学习、成立互助小学。