乐助会档案管理规章制度

乐助会

                                                          广州市乐善助学促进会档案管理规章制度

为加强本会的档案管理，进一步提高档案管理水平，更好地为各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：


一、档案的管理部门
本会办公室为档案管理的职能部门，负责各类档案的管理工作。对各类档案进行收集、整理和归档。

二、档案的分类
根据本会的实际情况，将所涉及的档案划分为六类：
1、行政档案；
2、人事档案；
3、财会档案；
4、党建档案；
5、实物档案；
6、其他档案。
财会档案是财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是各类活动中形成的如固定资产、证书、奖杯奖旗等实物。

三、归档要求
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类和编目。
4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，井区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。
目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

四、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经办公室审批签署意见后方可复制。
3、原则上本会内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门部长签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。
借阅档案时应做到以下几点：
(1)借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。.
(2)按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。
(3)要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
(4)所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
(5)借出和归还档案时，应办理清点手续，由保管人和借阅者当面核对清楚。
(6)档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。
(7)调离本会的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

五、档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

六、档案的保管
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向负责人报告，并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。
5、办公室要做好档案资料的保密工作，本会负责人除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

七、档案的销毁
办公室对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报理事会批准后予以销毁。