乐助会

 找回密码
 立即注册
搜索
热搜: 活动 交友 discuz
《了解乐助会大全》 【乐助会】《公共规则指南》 《捐助学生、捐赠物资指南》 《有关志愿者的各项规则指引》
《专职办公室及各部门联络方式》 《助学工作规则与流程指南》 贫困地区申请乐助会开展助学的条件与规则 《乐助会助学项目一揽表》
《乐助会论坛与QQ群的使用规则》 《乐助会微信群、QQ群号码及管理办法》 《会员注册与申请“志愿者”的注意事项》 《申请志愿者指引(在此下载申请表)》
查看: 1963|回复: 0

[乐助会规则] 乐助会档案管理规章制度

[复制链接]
发表于 2013-1-1 02:58:00 | 显示全部楼层 |阅读模式
                                                          广州市乐善助学促进会档案管理规章制度

为加强本会的档案管理,进一步提高档案管理水平,更好地为各项工作服务,结合实际情况,特制定本制度,具体内容如下:


一、档案的管理部门
本会办公室为档案管理的职能部门,负责各类档案的管理工作。对各类档案进行收集、整理和归档。

二、档案的分类
根据本会的实际情况,将所涉及的档案划分为六类:
1、行政档案;
2、人事档案;
3、财会档案;
4、党建档案;
5、实物档案;
6、其他档案。
财会档案是财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是各类活动中形成的如固定资产、证书、奖杯奖旗等实物。

三、归档要求
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。
3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则,并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类和编目。
4、档案名称的填写要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份,井区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列,按顺序编号,填写“卷内目录”。
目录各项必须填写清楚(一律使用黑色中性笔填写),字迹工整、清晰,装订整齐。

四、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写登记表,写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料,阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的,应填写档案资料复制申请单,经办公室审批签署意见后方可复制。
3、原则上本会内部工作人员因工作需要都可以借阅,但必须由所在部门出具借阅申请并由部门部长签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。
借阅档案时应做到以下几点:
(1)借阅者不得自拿、自取、自放档案,严禁擅自打开档案柜翻阅查找。.
(2)按规定办理登记手续,定期归还,确因工作需要不能按时返还的,需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅。
(3)要爱护档案,不得丢失,并注意保密,不得擅自转借他人。
(4)所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。
(5)借出和归还档案时,应办理清点手续,由保管人和借阅者当面核对清楚。
(6)档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事人责任。
(7)调离本会的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

五、档案的移交
档案移交必须办理移交手续,填写移交清单,经移交人签字,接收方核对签收。

六、档案的保管
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向负责人报告,并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。
5、办公室要做好档案资料的保密工作,本会负责人除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

七、档案的销毁
办公室对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报理事会批准后予以销毁。
回复

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则

手机版|小黑屋|Archiver|乐助会 ( 粤ICP备17000649号 )

GMT+8, 2022-7-2 01:45 , Processed in 0.044715 second(s), 16 queries .

Powered by Discuz! X3.4

Copyright © 2001-2020, Tencent Cloud.

快速回复 返回顶部 返回列表