总务部8-11会议简况

李振才

<p>会议时间：2007年8月11日（星期六） 14:00<br/>会议地点：乐助会广州办公室<br/>参加人员：路人甲、金星、休闲、雯姐姐、鬼才、山丫、NINA、夜雅、Sunny<br/>主 持 人：金星<br/>记 录 人：鬼才<br/>会议内容：<br/>1、物资收捐管理组的职责需进一步明确。如该组组长牙签，其主要职责是统筹管理乐助会所以地区的物资收捐管理工作，针对目前佛山物管员不足且均为新员的情况下，兼顾了许多该组的工作，可能会因其本人工作量增大而影响也对其他地区的物管工作的支持。建议增加并培养各地区物管员使其能尽快独立接手本地区的物资收捐管理工作。如从与捐赠人的接洽→收受→统计→运输→发帖整个收物资收捐管理流程，都应直接由各地区物管员独立完全。</p><p>2、佛山已开展物资收捐活动的几个镇区距佛山组办公室较远，地区物管员有限,出现各镇区在收捐物资后难以及时先整理、统计后再运回佛山办公室，直接增加了佛山办公室的仓管工作量及运输中的成本(未能清理出无效书籍或物品)。建议在工作量较大的镇区招募本地会员加入佛山物管组，直接负责对本区的收捐管理工作。这点需要组长向地管部提出需要招招募志愿者进行填充。同时在招聘成功后，我们需要一份收捐物资整理分类的操作细则和相关规定，以便更好的保证新老志愿者都能高效的工作。在招到志愿者前，需要得到各地区组长的支持，让更多的本地会员支持该项工作，如解决收捐物品在本地的清理统计及运输问题。</p><p>3、明确新设立物资收捐点要注意的问题并重新完善《乐助会收捐点管理办法》。<br/>1）、新设立物资收捐点要注意的事项有：在申请人或单位提出申请并交付申请资料（申请者名称、地址及其性质、物资存储的能力、收捐时间，联系电话、负责人姓名，需提交材料及所有收捐点所有人的居民身份证或与原件核对后的营业执照复印件或居民身份证复印件，如遇特殊的难以取得营业执照的复印件的大型商业企业，在保证收捐点质量的前提下，可只提交盖有单位或企业公章的证明文件、存物地内外及交通指引的图片）。接着派人对其进行实地考察。内容包括：a、设立点是否合适，如收捐点的交通位置、收捐时间、收捐物的存放能力及收捐点对申请人或单位的日常影响；b、申请者要求设立收捐点的目的性。如是否带有不利于乐助会开展工作的其他商业性、政治性或宗教性等目的。<br/>2）、对所有收捐点的管理问题。一是确立对各收捐点的定期巡查制度，建立新帖及时更新巡访情况，意义在于能及时跟进对各收捐点的巡访，并在当地物管员不足的情况下与地区组调配本地会员协助巡访，从而能时刻清楚各收捐点的变动，如搬迁、暂停、重开、撤销等情况。二是当收捐点遇捐助者如有指定捐赠方向时，我们在尊重捐赠人的前提下，应努力引导捐赠人考虑到乐助会在调配捐赠物资的整体安排，使所有爱心物资能在乐助会已开展助学的地区进行公平、合理的调配。</p><p>4、对《关于收捐物资的管理条例（试行）》进行解读，得出以下几点完善意见。<br/>1）、明确收捐物资的范围是针对助学用途，并需完善《各地区图书采购、收捐后分拣的分类指南》<br/>2）、在收捐物资后，先由收捐人开据收捐收据后报乐助会办公室，由办公室直接邮寄捐赠物资的证书（主要起确认捐赠物资及做为捐赠证明用），证书中除相关答谢辞外还应包应包含的内容有捐赠人名称，捐赠物品名称、物品类别及数量、价格以及捐赠者、乐助会的联系方式。<br/>3）、制定仓库管理的制度，并推广使用广州地区的仓库物资管理卡。<br/>4）、在物资捐赠对象选择方面，一如既往的从乐助会大局出发，按公平、合理、有序的原则进行，严禁徇私。</p><p>5、为了维护乐助会声誉，确保总务部ID合理使用，需制定总务部ID的使用规定，主要根据乐助会实际情况并参照单位或公司的公章管理方法制定。</p><p>6、在志愿者管理方面。要尽快补充空缺岗位的人员，并及时跟进新入志愿者的工作安排及培训。</p><p>7、为保证部门内部沟通的及时、有效性，确定部门内部的主要联系方式。初步以论坛部门版面为主，QQ、QQ邮箱及移动飞信（使用方法稍后以专帖补充）为辅。</p><p>8、为了保证总务部的公开透明度，加强志愿者间的互相协作性，将部门内各项工作都将在部门内版面中发工作帖并跟进。</p><p>由于此次会议参会人数及时间均非常有限，故请大家将可将自己发现的问题或解决问题的方法都尽量发上来，以供在稍后制定《近期工作安排及分工》参考。<br/></p>

李振才

<p>重申：由于此次会议参会人数及时间均非常有限，故请大家将自己发现的问题或解决问题的方法都尽快发表上来，以供在稍后制定《各部门近期工作安排及分工》参考。</p><p>谢谢！<br/></p>

李振才

<p>重申：由于此次会议参会人数及时间均非常有限，故请大家将自己发现的问题或解决问题的方法都尽快发表上来，以供在稍后制定《各部门近期工作安排及分工》参考。</p><p>谢谢！<br/></p>