关于实行志愿工作任期制及相关管理的规则

乐助会

关于实行志愿工作任期制及相关管理的规则

　　从2004年至本年5月，乐助会已成立三周年了。三年来的乐助会成功地向社会各界展示了一个专业助学民间团体的形象，同时帮助了1800多个贫困学生或失学儿童获得社会爱心人士的捐助而圆了读书的梦想。

　　为此，无数的志愿者作出了无私的奉献，社会各界也提供了极大的支持。为了能更好的搞好助学工作，实现乐助会的助学宗旨，我们需要对三年来的助学工作进行总结，对乐助会的各项管理进行调整、改进，建立更为长远的目标，以实现社会各界对乐助会所寄予的期望。

　　现时，乐助会的助学工作已经满负荷运行，为了务实的开展助学，节省有限的志愿资源与减少管理成本，提高志愿工作的效率和积极性，经管理部在长达半年的研究考虑，现决定从本月起逐步对乐助会进行较大规模的改革，具体的改革方向如下，并在日后执行中不断完善：

一、精简志愿工作部门规定：

[li]凡是超过半年没有运作或没有具体工作人员的工作组，撤销或合并； [/li][li]凡工作组内小于3人的工作组，或有工作性质关联或接近的工作组，由部门决定合并。[/li]

二、志愿工作任期制的相关规定:

　　为了完成乐助会对社会所作的承诺及对受助方的责任，同时亦为了配合乐助会日后正式注册为非营利民间组织，现参照国际上通用的惯例，对乐助会的志愿者及志愿工作的管理管理如下：

[li]志愿者任期制；以半年为一期，暂上不封顶；每期上岗工作的志愿者，必须明确声明其任职的期限。
（注：顾问组成员以一年为一期，下述的内容如此类推。） [/li][li]岗位工作任期制：每一部门的管理人员及每一岗位的工作人员的任职，由直属管理的上一级部门/该部门的部长、分管直接任命（地区负责人除外，需由管理部审批）；满一期时自动卸任，由下一期管理人员重新任命。 [/li][li]志愿者实名制；每一位志愿者以真实身份进行登记并担任岗位工作。 [/li][li]志愿者推荐制：新申请加入的志愿者，逐步实行需要有本地区一名以上志愿者或乐助会员推荐进入　。 [/li][li]志愿者定岗制：任何一位志愿者，必须担任具体的工作任务，如一直不能达到则可解除志愿者身份。 [/li][li]志愿工作责任制：任何一个岗位的志愿者，必须尽职完成所承诺的工作任务，如连续二个月未能完成任务者，则需重新选择另一岗位；如连续三个岗位均不能完成岗位工作，解除志愿者身份。 [/li][li]工作部门定员制：每一个工作组人员编制根据实质的工作岗位确定人数，额满即止。 [/li][li]入职考试制：凡申请志愿者必须经过乐助会基本知识的考核与岗位基本知识的考核，了解部门情况才能上岗工作。 [/li][li]在职了解制：每月各部门对各岗位志愿者的工作情况进行了解，及时关心了解志愿者工作情况。 [/li][li]双向选择制：志愿者在自愿承诺的工作任期后，有权选择去留或调整工作岗位；志愿部门根据工作的要求及志愿者的表现，有权续约或解除志愿者的工作岗位，双方平等选择。[/li][li]换岗批准制：志愿者换岗位，须经上一级管理人员批准；借调其它部门的工作人员，必须事前征得工作人员原所在部门的同意，严禁相互挖角的行为。[/li][li]完成任期制：在加入每一任期的工作前，加入者要充分考虑好本人在任期内业余时间及家庭因素，在任期内除个人有重要原因外，原则上不得辞职。[/li][li]期末审评制：在每一任期结束时，对所有岗位的志愿者进行工作审评，审评分为三类：“优秀”、“称职”、“不称职”。[/li][li]称职继任制：“称职”者可接受续任，对连续二期“不称职”者需停续任一期，对凡连续三期“不称职”者，今后不再接受续任申请。[/li][li]交接责任制：离开原岗位时，有义务做好工作交接，否则将被视为“不称职”，并永远开除志愿者身份。[/li][li]志愿者进升制：志愿者要升任组长级管理人员，需符合以下两点：1）须为转正后的正式志愿者；2）原则上需做满一期，期末审评合格后才能提升，有特殊能力或特殊情况下可酌情提早升任，但需经部门分管审批。（由部长在企业微信上向分管提交审批，抄送给人力资源组组长及人事专员，以此为凭。）[/li][li]志愿时开具制：a、在职志愿者须在岗一期及以上且审评结果是“优秀”、“称职”的方能根据具体的工作时间开具志愿时证;b、不在职临时参加公益活动的凭活动的签到、签退表的时间开具。[/li]

三、换届工作的安排：

1、期末月11日－18日，各部门在本工作版面内发帖让所有成员汇报工作及征询否续任征询下一期续任意向。
2、期末月16日前，公布下一期管理部成员及各部门的正副部长的任命。
3、期末月20日前，各部门公布下一期各工作组的正副组长的任命。
4、期末月26日前，各部门公布下一期本部门所有志愿者名单，并安排有人员变更的各岗位进行工作交接，交接时间最长在下一任期开始后的一周内完成。
5、如遇前一岗位人员不尽职交接工作，视本期工作为不称职，并对外发帖公布。

四、志愿者表彰：

[li]设立志愿者名誉榜：凡是工作满一期（半年）的志愿者，均列入《乐助会志愿者荣誉榜》，并以符号★/期来体现来体现其志愿服务时间。[/li][li]评选杰出志愿者：评选年度“杰出志愿者”并颁发证书，并为每个杰出志愿者制作个人贡献介绍PPT对外公布。[/li][li]优秀志愿者证书：对任期评为优秀的志愿者，颁发“优秀志愿者”证书，并自动成为“杰出志愿者”候选人员。[/li][li]颁发志愿者证书：凡工作满一年（二期）者，颁发志愿者荣誉证书。[/li][li]提供推荐证明书：凡工作满一年（二期）工作称职者，经志愿者的申请，可提供面向社会单位的任职推荐书。[/li][li]颁发管理聘任书：对本期工作审评为“称职”、“优秀”的各级管理者，在期末结束时颁发任聘书作为纪念，以表彰期对管理工作的贡献。[/li]

乐　助　会
2007年6月1日
2008年12月31日修订

——————————————

下述：详细的《疑问解答》  

[li]A、关于加强志愿者与志愿工作的管理方面（1）   (2楼）[/li][li]B、关于加强志愿者与志愿工作的管理方面（2）   (3楼）[/li][li]C、关于志愿者表彰　　　 （4楼）[/li][li]D、关于对乐助会员的管理 （5楼）[/li]

办公室

疑问解答：

A、关于加强志愿者与志愿工作的管理方面（1）

1、为什么要实行志愿者任期制？
答：根据三年来的助学工作及志愿者管理的经验，我们发现任期制可解决如下的问题：

[li]志愿者均利用业余时间进行志愿工作，任期制能令志愿者清楚知道自己工作期限，从而根据自己的正职工作情况及个人生活情况来决定自己的担任志愿工作期限，有利于他们的志愿工作热情，同时免除了辞职的尴尬情况。 [/li][li]如不进行任期制，志愿者可以随时、无限制的请假，令各个部门常无法掌握实际在岗的工作人员，对完成助学工作带来十分不利，有时候甚至会影响对捐助者配合工作及贫困学生的捐助，令乐助会的社会形象减弱。[/li]

2、为何要进行岗位工作任期制？
答：主要是为了配合志愿者任期制的开展，同时，由于任何一个岗位与职位，都代表着一份职责：

[li]岗位工作任期制：每一个岗位代表一份职责，直接影响着整个助学工作的开展。同时，可以令每一个志愿者在到任时，重新选择新的工作岗位，有利于维持工作热情与发挥个人才能。 [/li][li]岗位工作人员的任期制，方便每一届管理人员根据新的工作任务进行选拨人才，以保证助学工作得以更好的完成。 [/li][li]管理人员的任期制，新的管理层能带来新的思维，以适应社会发展的需求，保持乐助会的发展动力。 [/li]

3、为何要进行志愿者实名制？
答：由于各位志愿者在乐助会网站上注册ID时千奇百怪，而在开展助学工作时必须回归日常生活中，这样与社会各界人士的接触中带来十分不便，造成他们对志愿者的不信任。因此，有必要建立志愿者实名制。同时，实名制也令志愿者增加责任感与荣誉感。

4、为什么要实行志愿者推荐制？
答：这一种申请志愿者方式，在成熟的慈善团体中已十分普遍的采用，原因是推荐制，能增加志愿者的责任感，减少那些只有一时热情的人士随意来去而令助学工作受到影响。同时，推荐制更能令新加入的志愿者对本会的情况更加熟悉，对日后承诺的责任有更深的了解，节省了各方面的成本。

5、为什么要进行志愿者定岗制？
答：这方面很容易了解，就如你现工作的单位一样，没有相应的工作需求不会设立相应的岗位，没有相应的工作岗位不会聘用相应的工作人员。同时，空闲没有工作的人员，会对整个单位或团队的工作热情带来严重的影响。

（下续）

办公室

B、关于加强志愿者与志愿工作的管理方面（2）

6、为什么要进行入职考试制？
答：这更容易理解，就如你应聘任何一个单位时，招聘单位均要对每一个申请者进行考核。志愿工作其实与任何工作一样，都有一定的工作要求与技术要求，因此，入职考试能让新人更了解乐助会，让我们更了解新人的对于工作的要求。
　　而志愿工作更具特殊性，在您平时生活中接触甚小，非单有热情就能胜任的。

7、为什么要进行在职了解制？
答：志愿工作的约束性很弱，全凭志愿自觉的进行，加上乐助会的志愿工作人员来自世界各地，相互之间的沟通与协调性难度较高，因此，对志愿者的工作自觉性要求更甚。同时，各人因自身的工作环境影响，工作岗位的了解存在很大的必要性。
　　任何一项工作都必须要求岗位工作人员尽职尽责，志愿者虽非受薪但责任同等。这一点在过往的助学工作中我们曾遇到很大的教训，部分志愿者来去随意性已令我们的管理出现很大的问题，因此我们以后会定期了解各部门志愿者的工作状态，也可以即时解决当时存在的问题。

8、双向选择制的意义是什么？
答：志愿者是由一片热情开始而来参加工作，乐助会倡导志愿者不要因为志愿工作而影响正职及家庭生活，因此志愿者自愿每一期志愿工作的任期后，可以自由选择去留或更换岗位。
　　而工作部门为了完成工作任务，必须对岗位工作人员必须进行严格的管理，根据岗位工作的要求对志愿者的能力及工作表现来任用更为适合的人员，所以志愿部门有权任用与选择更合适的志愿者。

9、双向选择制，是否意味着我可以随时去留？
答：志愿者的自由选择是以完成一个工作期（半年）为条件。工作期内，如有合理的理由，可向部门提出辞职或调整工作岗位，经主管人员同意后方可执行，如任意丢下工作离去则作解除志愿者身份处理。

10、我有热情但我找不到合适的工作岗位如何办？
答：你可以这样做：

[li]向志愿者管理专职人员备案你申请的工作岗位，以期尽早得到工作安排。 [/li][li]等待下一期的岗位工作招募，或留意合适你的工作岗位的人员变化。 [/li][li]努力学习现在空缺的工作岗位的工作要求，然后尝试另一工作岗位。[/li]

11、但我在志愿工作期间个人因素出现变化时如何办？
答：所以希望你能做到如下几点：

[li]在申请加入志愿者前，请充分考虑你的自己条件，如条件不成熟，可等日后条件成熟时再行申请。 [/li][li]对申请担任的岗位工作要作全面的了解后，明确知道自己能够胜任此一工作时，再行申请上岗。 [/li][li]如因正职工作或家庭因素出现较大的变化，需要辞职或更换工作岗位时，要详细向主管人员说明，以作为对自己的承诺负责。 [/li][li]尽量坚持到接手工作的志愿者到来，并做好工作的移交工作，力求不影响助学工作的开展。[/li]

12、在工作期间因个人原因请假，到期后算完成一期的志愿工作吗？
答：不算，必须完成一个任期的工作时间，请假时间日后需要补回，以示对每一个志愿者的公平性。

（下续）

办公室

C、关于志愿者表彰：

1、为什么志愿者证与荣誉证书要分满一期与一年后才能颁发？
答：志愿者证与荣誉证书是一个奉献证明与终身荣誉。志愿者几乎天天都有人加入，而制作志愿者证的需要时间与费用，半年集中一起办理，减少工作难度。同时，过往的情况中有的志愿者随意自动离职，制作出来的志愿者证则白费了；也曾经有人士是为了一个志愿者证而来。所以要等到任职一期，才能证实您是一个合格的志愿者，才能派发志愿者证，而荣誉证书则更肯定了你对工作的奉献精神，所以需要有更长奉献时间才能颁发。

2、如果我没有连续担任志愿者，能累积任期而取得证书吗？
答：当然可以，不论任何时间，只要您这社会做出了贡献，都应该受到肯定。

3、我的业余时间不稳定，能担任志愿者吗？
答：常规的工作岗位必须要求长期有工作人员，因此正式的志愿者工作您不能担任。
　　但是，您可以通过平时参加其它的助学活动与志愿工作，如参加访查、图展，及助学活动的工作人员等，来累积工作时间，达到一期志愿者相应的工作时间后，同样可以作为一期志愿者得到表彰。

4、推荐证明书为什么作用？
答：随着乐助会的社会影响力的不断扩大，社会上有越来越多的单位对乐助会给予充分的肯定。同时，我们的会员人数越来越多，而且我们的会员的社会层次也很广，因此：

[li]任何用人单位对员工的品格都相当重视，对曾经无私的奉献志愿者相当尊重与重用； [/li][li]乐助会的推荐证明书，能为您的个人品格及社会信用度提供充分的证明； [/li][li]乐助会员中有相当部分担任高层管理人员，或许您的上级领导就是乐助会成员，这对您的入职或提拨带来很大的帮助。[/li][li]在过往，曾有多位志愿者由于他（她）在乐助会志愿者的身份，让招聘单位迅速聘用并委以重任。 [/li]

（下续）

办公室

D、关于对乐助会员的管理：（因人力因素现暂缓执行以下管理）

1、为何新申请乐助会员身份时要问卷考核？
答：对本会的宗旨与助学方式的认同，是作为乐助会员的基本条件。
但从过往的加入乐助会的会员情况看，由于他们对乐助会的性质、宗旨、助学方式以及工作方式不了解，常常出现提问一些较基本的问题，或是提出一些与乐助会的宗旨或助学方式不符的问题，有时甚至引起不必要的矛盾，令志愿者花费大量的精力去重重复复的解析，大量浪费了志愿资源。因此，建立问卷制，令所有新进的乐助会员对我们的助学有所了解，对加快我们的助学工作帮助很大。

2、对问卷我不会回答如何办？
答：放心，问卷的问题，在问卷的下面均有详细的解析，你只需在其中寻找答案，然后填写问卷的内容便可。

3、为何要颁发“乐助会员证”？
答：乐助会自成立以来，便一直为会员们谋求一些福利，以回报你为助学工作所作的宣传或贡献。并且随着乐助会在社会影响力的提高，以及乐助会是一个互助的团体，所以“乐助会员证”具有以下功能：

[li]乐助会正式成员的身份象征，也是一个慈善组织成员的身份象征；[/li][li]在会员中的交往，能证明是乐助会成员的身份，提高相互间的信任度；[/li][li]在参加乐助会的各项活动时，能证明您的身份；[/li][li]在享受乐助会逐步建立的各项福利时，能证明您的身份。[/li]

注：以上疑问解答内容，将针对会员们的意见而不断补充。