关于更改“乐助会员”与“志愿者”申请流程的通知

地区管理部

一、改革的原因：


前期，为了更好的加强对新会员及志愿者的吸纳、管理工作，这此我部在前期做了大量改革工作，设置了各项相关的制度以求完善会员的管理方法，以让社会的爱心力量能尽快加入到助学之善举。随着乐助会的发展，完全部分试行的工作方式出现了新的情况，具体如下：

A、预备志愿者见习制度：

设立的原因：由于有相当的新志愿者，对乐助会的了解不深，对乐助会的志愿工作的责任认识不足，因而申请志愿者时有点盲目性，从而造成了志愿部门在人员培训、工作分配上浪费了大量的人力物力，因而建立此制度以让新加入的志愿者对乐助会的助学方式及理念有一定的了解，从而更好地完成志愿工作任务。
新的情况：由于采用单一的宣传发帖方式，无法达到原来的初衷，同时对一些网络水平不高的人员压力很大，影响了他们的工作热情。同时人员的分配交流工作也给宣传部及地区管理部带来很大的工作压力。

B、各地区专人跟踪：

设立的原因：为了更好的吸纳各地区的会员，让他们对乐助会的助学工作有更快的认识，因此在各个地区设置了对新会员的申请跟踪及会员情况的审核二方面的专责人员。
新的情况：但是，由于志愿者的业余性及所需要的人员数量较多，因而对专责人员的管理增加了相当的难度，而专责人员变更的亦影响了部分地区会员的审核开通工作，影响了新来会员的热情。

二、改革的办法：

为了解决发展中所出现的问题，在听取了众多新来会员的意见，以及征询了各部门中层管理人员的建议下，为了减少各部门、各地区的工作压力，减少工作的环节，提高会员审核与开通的效率。经过详细研究，制定如下改革方案：
1、取消预备到宣传部见习的制度；
2、申请者必须在部门中找到工作岗位后，才能开通预备志愿者身份；
3、办公室安排一名专职人员加入地区管理部全面负责会员、志愿者的开通工作；
4、专职人员根据各部门岗位的招募要求，批核、开通新志愿者后交由各部门接收；
5、专职人员开通新会员与新志愿者后，交各地区负责人跟进沟通工作；
6、新加入志愿者必须在规定的时间内加入部门担任志愿工作；
7、将原有的【申请乐助会员专栏】 与【申请加入志愿者专栏】 合并为 【申请乐助会员与志愿者专栏】 ，以接受会员申请中的疑难问题解答。
8、凡按“乐助会员”要求填写了个人真实资料者，则默认申请成为“乐助会员”，而不规定另行填写申请表及发申请帖；
9、申请志愿者通过电子邮件（或电话）的方式提出申请，并且必须填写《志愿者申请表》，而不规定发申请帖；
10、对批核的新志愿者接任岗位工作的时间进行限制，超时不报到者取消志愿者身份。
11、改进《志愿者申请表》，以期对申请者有更全面的了解，方便各部门对新加入的志愿者的工作安排与人才提拨。
12、预备志愿者的转正方式及其它规定仍按原规定进行。

三、各部门接收新志愿者流程：

志愿者是助学工作的重要资源，要充分发挥志愿者的才能，相关的分配工作如下：
1、新志愿者被批核应募的岗位后，地区管理部专责人员在招募部门专用版面内发帖，作为分配该新志愿者加入部门的通知，同时将该新志愿者的《志愿者申请表》发电子邮件到接收部门的邮箱中；
2、在新志愿者报到并加入到岗位工作后，由该岗位的组长直接向地区管理部发论坛短信通知“地区管理部”（ID），以保证对新加入志愿者入职的管理。
3、接收的部门应对新加入的志愿者进行积极的指导与培训工作，如发现新加入的志愿者不能胜任该岗位工作，应在接收日的一周后，应及时通知该志愿者及地区管理部，并通过论坛短信形式将人员交回地区管理部重新安排工作。

四、执行新流程的特别说明：

为了将上述新流程的相关工作全面落实，以及对原有的各项章程的更新工作，避免在更改流程的过程中给新申请的会员带来不必要的麻烦，特作如下安排：
1、从2006年11月28日起，正式采用新的“乐助会员”与“志愿者”申请的流程；
2、新流程的详细执行方法，由专职人员负责解析和宣传工作。

地区管理部