乐助会组织架构及工作职责

办公室

乐助会组织架构及工作职责 乐助会设有一个管理部门及八个工作部门 一、理事会——乐助会决策与管理部门。　 下设： 1、顾问组——为理事会出谋划策、设计乐助会发展计划、提供社会关系及慈善资源。 2、对外发言人组——充分利用新闻媒体，积极开展对外宣传，进一步扩大乐助会对外的影响，并妥善处理突发事件，澄清事实，消除误解主动引导舆论，维护稳定的需要。 二、行政部——负责对专职办公室的管理、财务工作、人力资源、机构公共、秘书事务等。 三、助学部——负责捐助学生工作，包括监督捐款的监督、受助学生的情况反馈等工作。 四、项目捐赠部——负责物资收捐、管理，以及对学校的硬件进行捐赠。 五、宣传部——负责对外宣传、外联拓展、活动策划、CI设计、资料收集工作。 六 、地区管理部——负责各地区的建立与管理，以及各项捐赠业务的洽谈和沟通。 下设：各地区管理组 七、合作发展部——负责负责为乐助会筹集与募捐各方面的慈善资源。 八、心理辅导部——为贫困学生、留守儿童提供心理辅导，以及城市科普家庭、婚姻关系和亲子教育等心理学知识。 九、全国高校大学生心理健康委员会——打造专注于大学生心理的综合性公益服务平台。 各部门的列表及工作职责 一、理 事 会 职 责 理 事 会 乐助会最高管理机构； 1）对乐助会的重大事务进行决策； 2）任免各部门负责人； 3）对各个部门工作的管理和监督； 4）为乐助会的发展研究制定方向，策略。 5）为乐助会发声 二、行政部 名 称 职责 工作范围 1）招聘、考核、管理社工，以及对所有志愿者的廉洁情况的监督 2）协助管理部制定乐助会的各项公共规则，以及对社工管理的各项规章制度 3）全面主持办公室的日常工作 4）负责办公室社工的工作考核 5）协助各个工作组工作，分配工作任务 部 长 负责行政部全面工作，兼管财务组 副部长 分管事务组，信息技术组，人力资源组，培训组 审核总监 负责论坛、企业微信、灵析、乐助会志愿时管理等后台的人事审核，捐赠数据、财务、合同、项目申请、日常办公室行政事务的管理和审核等。 事务组 1）负责日常文书修订，部门公告和通知的发布工作； 2）负责每半年的换届辅助工作； 3）负责部门通讯录的不定期更新； 4）负责志愿者荣誉榜统计与更新； 5）负责外联申报工作； 6）协助部长交代的其他机动工作事项； 人力资源组 1）人事申请咨询解答，包括咨询群和学生群的疑问解答 2）负责协助志愿者沙龙编写，志愿者问题解答 3）志愿者申请解答 4）安排志愿者入何部门的分配工作 组长： 负责人力资源组的全面工作安排，督导，新工作分配，组员人事调动，部门投诉建议处理； 副组长1 查看行政部QQ邮箱各部门审核，发邮件给人事专员改身份，在论坛发预备志愿者，转正志愿者，复职志愿者公告； Q群，微信群的疑问解答。 副组长2 督导跟踪专员，跟进新会员，新志愿者，新资助人；每月25日前把满2个月的预备志愿者发给相应部门，部长，组长审核；提醒各部门尽快审核志愿者；Q群，微信群疑问解答。 会员跟踪专员： 新会员，志愿者的入职跟进及网络培训工作 招新专员： 负责现场招聘，指导有意加入者注册，申请 事务统计专员： 负责现场招聘以及统计每个月的新志愿者、复职、离职志愿者、转正志愿者 志愿者跟踪专员： 负责任期满三个月以后志愿者个案跟踪回访:有没有负责实际分派到工作，有没有需要帮忙、和其他人员沟通的地方;QQ群、微信群的疑问解答 论坛信息处理员： 负责HR邮箱、微信新志愿者申请表信息处理工作，代微信新注册会员同步注册到乐助会论坛;QQ群、微信群的疑问解答 文案策划： 人力组的招聘撰写、招聘策划、招聘总结，乐助会的对外宣传;每个星期更新微信咨询群的二维码；QQ群、微信群的疑问解答 人事专员： 负责论坛后台，企业微信后台人事身份的开通和转换，人事数据库的录入。 培训组 1） 乐助会的的宣传、推广与组织 2） 整理、汇总、归档各类培训资料，编制培训教材 3）组织培训 4）组织会员，志愿者开展各种活动，营造乐助会文化 5）调查和分析培训需求，协助编制培训计划、规划和培训制度 组长： 1）负责培训组的日常管理，统筹乐助会标准课件的编写，发放和更新；策划和实施培训师内训活动； 2）制定半年培训计划，准备培训课件，安排培训实施，总结； 3）每月初确定培训时间，地点，主题及培训工作人员。 4）提前两周和当地地区小组合作，申请和发布本地区培训活动帖子，并统筹安排各项相关事宜。 事务专员： 1）负责培训人员的资料收集和管理；2）发召集帖，和人力资源组对接开展培训；3）负责培训当天的组织工作（接待培训人员，准备培训器材和设备，试卷印刷等）； 培训师： 1）准备培训课件,开发培训课程，准时出席预定的培训活动。 2）.独立承担1~3项课程的培训工作。 财务组 对各项物资、善款去向、办公经费的财务管理工作，以及监督各个工作部门账目情况、公开透明 财务总监： 1）了解在当前捐赠策略下的市场状况； 2）参与制订本会业务部门的年度计划，汇总、审核业务部门上报的年度总结； 3）掌握会内的财务状况、筹款、捐赠和资金变动情况，及时向管理部和会长汇报工作情况； 4）主持制订本会的财务管理、会计核算和会计监督、预算管理、审计监察、库管工作的规章制度和工作程序，经批准后组织实施并监督检查落实情况； 5）按规定审批从银行提现金的作业； 6）组织做好财务系统文件、资料、记录的保管与定期归档及保密工作。 会计： 1）每月必须对出纳开出的捐赠专用收据逐张检查，并与原交付记录核对及对原本检查是否错漏和每月至少核查一次出纳实时账目及现金是否相符； 2）要严格执行《民间非营利会计制度》，按收支的用途从相应会计科目上出帐并录入财务帐套，在下月15号前将财务报表及凭证交会计师事务所审核正确后交办公室保管； 3）每月按规定申报个人所得税及企业所得税，购买社工的公积金、社保等； 4）每月监督仓管员递交会内物资库存数及物资收入金额，核查两数是否相符，并签名确认； 5）每月查看乐助会论坛《乐助会办公经费岀纳日记帐》和乐助会报道地区活动帖的义卖金额是否与会计帐目相符； 6）负责每月出具相关收入、应收、应付分析报告，确保我会的正常运营及编写资产负债表、业务活动表、现金流量表； 7）每年至少一次同库管人员对会内物资、办公室资产进行盘点做好记录，并签名确认； 8）每年3月办理上年度的审计、所得税的年审申报及做好社会组织网上年度报告的填报，5月30日前办理汇算清缴。 9）跟好乐助会所有证照的变更与续期。 出纳 ： 1）捐赠专用收据的购买及保管，收到款项时，按捐赠人的捐赠用途开具捐赠专用收据（如捐赠用途不明确要补确认书）； 2）要严格执行乐助会的财务制度，按规定把好资金收支关，对于现金和凭证单据，要确保其安全和完整无缺； 3）按账目分开设置并登记“现金日记账”“银行存款日记账，每月及时将现金流水账在论坛向社会上公布； 4）每月要及时同业务部门对帐，确补资金的正常使用； 5）做好财务资料、记录的保管与定期归档； 6）定期对募集的善款进行项目进度及财务的公开。 信息技术组 处理会员，志愿者信息，提供论坛技术支援 三、地区管理部 职责 工作范围 负责对各个地区管理组的建立、活动开展、工作管理与监督，协助各个地区志愿者的招募、分配与培训 事务组 1）负责更新《每期志愿工作各部门人员分工列表》；整理、更新本部门人员通讯录； 2）负责及时记录、汇总部门人员的人事变动情况； 3）负责汇总各地区活动的总结情况登记表 4）负责跟进新加入志愿者通知书的其对应工作岗位的职责描述跟帖； 5）负责更新地区管理部微信群与今目标群的公告内容； 6）负责本部门其它相关的所有内务事项。 地区管理组 1）管理本地区的所有志愿者、会员和组织地区活动开展； 2）各地区志愿者，其工作岗位及职务直属乐助会各部门的管理与任命， 而自身同时受岗位所在部门与地区管理组双重管理； 3）有义务向乐助会各部门推荐志愿者任职； 4）配合乐助会各部门监督本地区的志愿工作的任务完成情况。 地区顾问组 1）为地区助学工作出谋划策，提供乐助会发展建议； 2）为地区提供社会关系，争取更多的资源帮助发展地区助学工作； 3）指导所在地区小组开展管理工作。 四、宣传部 职责 工作范围 负责乐助会的对外宣传及活动的开展策划、监督、指导、推广。 事务组 1）处理日常事务、文书工作。 2）收集各组别的工作意见；协助正副部长管理本部门。。 微信组 负责公众号整体运营，日常管理。 微博组 负责微博的日常工作以及微博工作的推广。 简报组 负责编辑简报专题，统筹简报其他栏目的编辑与综合 摄制及CI设计组 负责各类活动的拍照，制作视频短片，乐助会各项活动的海报设计等。 五、项目捐赠部 部长 负责乐助会物资捐赠方面的所有工作，包括捐赠书桌、图书室、床铺、电脑和教学设施、捐建楼舍及其它各类助学物资等。 副部长1 全面负责项目捐赠部事务。分管项目组、淘宝组、物资组的执行及开展； 1）管理部门各小组工作； 2）督促分管小组的工作完成情况； 3）负责图书室、书桌、床铺及其他物资捐赠项目建设跟进； 4）跟进有关部门项目参赛资料的编写； 5）协助物资组长管理乐助会所有地区物资、总控各地区物资的发放调配、库存管理工作； 6）负责广州地区物资管理组日常工作安排、分工及物资调配、管理。 副部长2 分管事务组、学校资料组、及义卖物资的各项工作的执行及落实；并负责受助学校的各项反馈及后续跟进情况； 1）检查部门人员的招募、入职、离职、部门通讯录更新、部门换届工作及部门人事变动更新等事务工作； 2）协助各小组完善工作流程及工作指引；负责更新项目捐赠部工作规程和工作指引汇总贴； 3）负责检查图书室建设组和项目组版面的所有汇总登记的贴子； 4）负责筹划部门联谊、培训等工作； 5）协助配合部门其他事务工作。 事务组 1）负责项目捐赠部网络会议贴的记录与召集发出； 2）部门联谊活动的通知工作； 3）负责更新本任期“项目部架构表中的岗位人员变动情况、人员职责和人员通讯录”； 4）负责更新《第二十四期志愿工作各部门人员分工列表》； 5）负责更新“历次拍卖会拍品成交记录汇总”； 6） 负责更新“项目部会议内容记录汇总贴”； 7）负责更新【项目部的通知和文件汇总贴】； 8）负责项目捐赠部人事管理（志愿者转正、接收预备志愿者及安排其加入组别)； 9）处理部门日常事务及文书工作； 10）负责项目捐赠部网络会议贴的记录与召集发出，部门联谊活动的策划筹备、通知工作； 11）负责部门各小组志愿者的招募工作，了解各志愿者工作情况； 12）负责每半年一期志愿者换届工作； 13）负责统计部门每月捐赠数据的汇总，并帖子管理。（附：乐助会捐赠数据总表） 学校资料管理组 1）全面负责学校资料组整体工作； 2）负责管理学校资料版面，及时了解版面情况，删除版面垃圾跟贴； 3）负责更新“学校信息发布流程工作指引”； 4）负责审核【学校求助信息】 版面的资料上传内容，核实准确性，转出去学校求助信息专栏，不需要求助的学校转去学校资料版面； 副组长： 1）处理小组日常工作； 2）负责安排志愿者上传访查回来的学校资料上传工作，对上传论坛的学校资料个案检查；“项目部学校资料上传组工作安排记录备忘贴”； 3）负责更新“已开展助学地区一览表”； 4）负责新开展的地区的情况概述出贴； 5）负责有新学校回来后，给学校编号，更新“受助学校编号”帖子； 6）负责更新“项目部各地区求助学校名单汇总表”； 7）负责更新“各小学、初中学校联系方式及汇款资料汇总（内部）” 组员： 1）负责求助学校的资料上传； 2）负责把回访的学校资料更新到学校个案 ； 3）配合组长完成各项工作。 物资管理组 1）负责管理乐助会所有地区物资，总控各地区物资的发放调配、库存管理工作；兼任广州地区物资管理组日常工作安排、分工及物资调配、管理； 2）负责检查广州地区、佛山地区物资的出入仓登记； 3）负责各个地区收捐点的管理； 4）负责更新“收捐点变更情况通报专用帖”； 5）负责更新“各地区收捐点汇总”； 6）负责更新“收捐点巡查情况贴”； 7）负责检查物资捐赠汇总； 8）负责监督管理论坛上面所有物资出入登记的贴子 组员： 1）负责各自地区物资的筹集、接收、记录、汇报、发出以及地区仓库物资的盘点、核查和处理工作； 2）负责各个地区的收捐点巡查工作，一期最少一次； 3）负责更新各地区每月盘点物资汇总情况。 项目组 1）全面负责学校项目的日常工作管理与工作安排； 2）负责各意向捐赠项目的洽谈，并将本部门正在跟进的项目及进度出贴备注； 3）与各慈善单位及慈善个人保持联络、活动通知； 4）编写有关捐赠项目的方案； 5）拓展新的捐赠项目；开拓新的捐助者； 6）巩固、回访已捐赠项目的使用情况。 正组长： 负责组织、协调内组员工作，解决项目组工作疑难，培训新入职志愿者，完善项目组流程等。 副组长1： 负责书桌项目和床铺项目管理、立项审批、核对、项目进度跟进、学校申请审核等。 副组长2： 负责图书室（角）和综合项目的项目管理、立项审批、核对、项目进度跟进、学校申请审核等。 副组长3： 负责捐赠物资硬件（书桌、书柜、书架、床铺等配件）方面的质检，验收，出货等工作。 组员1： 负责捐赠学校名单的推荐、登记可捐赠数量、含捐赠项目后在学校个案跟帖、个案标题更新的工作 组员2：负责捐赠项目在企业微信和论坛立项工作 组员3： 负责上传捐赠项目学校反馈接收物资相片工作，反馈捐赠物资的相片给捐赠方. 组员4：负责编写捐赠项目的简报工作 组员5： 负责项目的申请（申报）资料填写，其他岗位人员请假时需顶替其工作岗位的工作 六、助学部 助学部管理层 负责乐助会捐助学生方面的所有直接工作。 事务组 ）处理日常事务、文书工作； 2）定期进行部门内的QQ群管理及部门论坛上的帖子管理； 3）负责部门内的人事管理，志愿者入职跟进，定期对评定合格的预备志愿者办理转正手续，并对外公告； 4）收集各组别的工作意见；协助正副部长管理本部门。 5）新一期志愿者任职名单整理统计核对新一期志愿者任职名单发论坛公布 6）每一期新的志愿者通讯录更新核对与到论坛更新发布 7）日常事务、文书工作，协助部长管理部门工作 走访组 组长： 1）向部门了解捐助计划，制定学生访查计划和学校访查计划； 2）负责本组招幕志愿者的审核工作，了解各志愿者工作情况； 3）负责就新加入志愿者，对其所对应工作岗位的职责职能进行培训； 4）负责审核每半年一期访查文案的整理更新。 5）提醒学校督促学生写信、信件/收据处理；核对捐助款使用情况；处理重复捐助情况 副组长： 1）制定对访查活动参加人员的各个工作岗位职责职能的培训文件； 2）负责组织实施每年一期的大型访查培训； 3）与另两位组长轮岗负责每一次访查活动的管理与安排。 4）解答及处理学校和学生提出的问题；配合各工组作需要与学校联系的相关工作。回访工作中特别言教举例防骗防拐防传销的工作，提醒大家，注意人身与财产的安全。 组员： 1）访查志愿者的志愿者购买保险与招募帖、活动安排贴、总结贴发布； 2）参加访查志愿者的统计、表格制作、活动安排及会议和工作岗位培训 3）参加访查志愿者的统计、表格制作、活动安排及会议和工作岗位培训 4）访查活动的监控与协助、处理访查中的突发事件 5）向校方核实学生情况、索要学生成绩； 6）提醒学校督促学生写信、信件/收据处理； 7）核对捐助款使用情况； 8）处理重复捐助情况； 9）解答及处理学校和学生提出的问题； 10）配合各工组作需要与学校联系的相关工作。 7）回访工作中特别言教举例防骗防拐防传销的工作，提醒大家，注意人身与财产的安全。 学生资料组 组长： 资料分发，图片处理，资料上传，资料审核，组员沟通，任务分配。 副组长： 资料分发，图片处理，资料上传，资料审核，组员沟通，任务分配。 组员： 资料上传 捐助信息组 组长： 办理爱心人士认捐学生手续，上传慈善榜，统计每学期的汇款工作。 副组长： 内部认捐，统计各个学校学生捐助情况。 组员： 1）资料汇总；2）汇总到帐改榜；3）汇款后负责在学生的个案跟贴并且帮忙学生书信分志愿者；4）负责办理认捐手续、上榜，学生个案跟贴，发邮件 捐助联系人组 1 ）负责与捐助人的日常事务联络； 2）负责提醒捐助人按时汇款给受助学生并核查到账情况，及时将到帐情况反馈给资助人和上传论坛； 3）负责收集捐助人关于乐助会的意见和建议，解答捐助人的疑问； 4）认真总结工作情况按时向上级反馈，积极参加乐助会举办的各项活动。 5）定期把每学期资助人汇款后的证书给到资助人。 书信证书组 负责处理学生书信、制作捐助证书。 学生成长组 组长： 学生工作小组和学生成才小组的所以工作分配与组内所以工作。 副组长： 协调组长管理学生工作小组和学生成才小组的所以工作分配与组内所以工作。 学生工作小组： 每年大学生奖学金申请咨询、Q群微信群宣传和问答、申请资料审核；每年四次的培训课策划、宣传、出帖记录、操作等。 学生成才小组： 雪球读书会公众号维护和出版，多样化专题：书单推荐、读书心得、学子心声、心理常识、学生成长组活动报道，其他相关的推广活动。 淘宝组 负责淘宝爱心网店 组长：负责淘宝组全面管理工作 组员： 1）淘宝客服，负责值班、跟进淘宝发货与推广淘宝宝贝 2）发布宝贝，维护现有的淘宝宝贝，技术问题的解决与维护 七、合作发展部 职责 工作范围 1）善款的募捐与慈善资源的筹集； 2）社会企业与机构的各项合作策划； 3）企业客户与大额捐助人的关系维护。 部长 负责部门全面工作，组织架构的建立，部门人员安排，部门之间协调，带领部门成员开发，跟进客户。 副部长 协助部长开发跟进客户，协调各组之间的合作。 合作组 开拓新捐助机构和个人，联络老客户，定期发送邮件及网络推送给新老客户。 跟进组 负责制作ppt，文案拟写，准备合同，论坛上传资料跟帖管理，签约后客户跟进执行并将客户转接其他部门。 八、心理辅导部 工作范围 1）科普心理学知识； 2）开展对贫困山区学生、留守儿童的心理辅导； 3）开展对贫困山区心理老师的培训； 4）开展城市家庭婚姻、家庭教育的心理学知识的培训； 5）对城市有需要心理辅导的人士提供相关的知识指导。 事务组 1）负责部门日常事务、文书等工作； 2）负责部门项目的落地实施、执行； 3）负责部门内的人事管理，定期对预备志愿者、公益讲师进行评估核定； 4）负责本部门各项物资、善款去向办公经费的财务管理，做好出纳日记账及台与组织对接； 5）收集各组别工作意见，协助正、副部长管理本部门。 宣传组 1）负责总体项目宣传推广； 2）负责联络合作企业及机构； 3）负责项目筹款。 专家导师组 1）对课题组的开发进行指导及评审； 2）负责相关专题线上、下授课及活动开展 3）负责公益讲师授课内容的专业评审； 4）对部门项目中涉及心理专业的内容，进行评审。 项目组 1）制定学校全年回访计划： 2）推动落实学校开展公益心理课程； 3）沟通反馈实践建议 九、全国高校大学生心理健康委员会 工作范围 集学习成长平台、实践交流平台，人才输送平台为一体，打造专注于大学生心理的综合性公益服务平台。 指导团的职责： 1）对各部门委员进行不定期培训； 2）指导委员会的日常工作与部门规划； 3）帮助储备委员熟悉工作及运转流程。 秘书组 1）负责日常文件资料的收集并管理； 2）负责财务记账与报备； 3）负责会议流程的安排并记录； 4）负责监察、考核各部门的工作情况； 负责与各高校的对接工作。 项目组 外联小组： 1）负责活动资金的筹集； 2）负责师资团队的打造； 3）负责收集各心理机构、公益机构的联系方式； 4）负责收集产品主要面向大学生的商家的信息。 网宣小组： 1）负责公众号的管理，包括：推送（分主题的推送、活动推送、日常推送），晚安图以及线上活动的执行； 2）负责活动的拍摄、记录； 3）负责活动海报、活动视频、宣传册的设计并制作； 4）负责编辑每次活动的推文。 学术小组： 1）负责撰写每次讲座的新闻稿、针对讲座的专业稿； 2）负责与讲师团队在学术方面的沟通与交流，收集讲师信息并建立档案表； 3）负责学术资料的收集及整理，例如：PDF版的心理学书籍、涉及心理学的影视作品； 4）定期举办学术性分享会或者团辅活动。 策执小组： 1）活动中的流程跟进，以及活动后的总结与反馈； 2）设计一些线上策划和线下策划的模板； 3）定期开展优秀案例的学习。