[公告]专职办公室各项管理制度

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专职办公室各项管理制度

   
一、专职社工的管理制度　　　　　（1楼）
  
二、社工入职、试用及转正办法　　（2楼）

三、社工的薪金、奖罚及假期规定　（3楼）

四、办公设备管理办法　　　　　　（4楼）

五、关于每天工作记录通知　　　（5楼）

六、关于专职社工的工作管理及考勤的规定　（6楼）

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专职社工管理制度

一、严格遵守工作时间，每周工作40小时，每天8小时工作制，每周5天工作日。
因慈善公益的工作特殊：1，如有需要参加志愿活动的，要发扬乐助会乐

献

爱心的精神不能斤斤计较；
2

， 如有需

要加班的，不能以任何借口不服从加班安排。在下班前不能因个人原因外出，如有特殊情况必须经上级领导同意批准。

二、服从上级指挥，不得无理拒绝上级领导的指示和工作安排；如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，一经上级领导决定，应立即遵照执行。

三、尽忠职守，认真履行岗位职责，秉公办事，实事求是，如实反映问题。如在工作时遇到问题不能马上解决的，应及时向领导反映。

四、热爱集体，同事间要团结一致，同舟共济，互相帮助，力争上游。

五、爱护本公司财物，不浪费，不得利用职务或工作便利化公为私。

六、上班时间不得做私人及与工作无关的事情，非因工作的需要，不得到非工作区版面上看帖或跟帖。

七、不能以乐助会的名义做私事，不作任何有损乐助会声誉的行为、不得对外公布乐助会会员个人隐私及会员资料。

八、不能在工作时间内和工作时间外兼任乐助会以外的职业。

九、廉洁自律，不得收受合作企业、单位、个人、学校等机构的任何馈赠、贿赂或向其挪借款项。

十、不能参与合作企业、单位、个人、学校等机构除乐助会工作外的任何活动，例如旅游，吃饭等。

十一、员工工作时必须仪表端庄、整洁：

[li]外装：服装应干净、整齐，工作时不宜穿超短裤、超短裙或上身过分曝露的服装，不得着奇装异服；[/li][li]鞋：鞋子应保持清洁，工作或会客期间不准穿拖鞋；[/li][li]头发：头发要经常清洗，适时理发，不宜染过分鲜艳的颜色，发型要大方。[/li]

十二、因为慈善工作的特殊性，社工的工作安排，原则上分派到一个部门或多个部门中负责具体的岗位工作，因此必须服从所在岗位的本部门部长或工作组长的指挥及管理。

十三、凡是工作需要由志愿者配合完成的，当出现志愿者不配合时，七天内要反馈或直接找所属部长，部长收到信息后三天还没回复的，要向管理部分管负责人上报，由该负责人出面处理，如情况没有及时反馈，将追究其工作责任。

十四、注意保持办公室内外的环境卫生清洁。每天上班的前15分钟，各位自觉打扫岗位的卫生。下班前，收拾干净办公室内的垃圾。每位都参与每周进行办公室的大扫除。

十五、每天下班前必须按照工作记录要求，对当日工作完成情况进行跟帖汇报。


十六、对上下班时间采用指纹打卡的方式，如考勤机发生损坏则在论坛专帖下跟帖的方式作为考勤打卡，外地办事处的社工均采用论坛跟贴方式进行打卡；

十

七

、如部长将本部门的ID交给社工使用，必须严格遵守只能本人使用的原则，未经本部门部长的同意，不得交给其它人员使用，也不能打听其它部门ID的密码。

十八、凡违反上诉条例者，按事情情节轻重处理；试用期间违反上述条例者立即辞退。

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二、社工入职、试用及转正办法

一、入职：

1、新进专职社工报到时提交本人身份证、学历证明及户口簿复印件一份、1寸彩色照片一张，并如实填写入职登记表；试工期一周，如录用试工期计入试用期，如没录用的只计入志愿时并辞退；
2、行政部为新入职员工编排员工号码、办理社工工作证及开通ID相关权限；
3、行政部会在专人在新员工试工期内为新专职社工讲解工作情况、基本规章制度、行为准则等，福利待遇及协助熟悉工作情况；
4、新入职专职社工必须与原前任岗位的社工填写交接工作表及办公设备交接表。

二、转正
1、试用期为三个月，试用期满需转正的员工，必须经过部门部长或负主管负责人考核合格后方可转正，凡已批准转正但在以后工作中发现有真实情况应作说明而未向乐助会说明的问题，乐助会有权通知该社工离职，不予录用；
2、员工试用期满考核为避免人为因素影响，由部门部长或主管负责人采用统一“新进社工转正考核表”进行评定；
3、新社工转正应填写转正申请表，并对试用期内工作进行书面总结，先交本部门部长签署意见再交管理部由研究决定该社工是否可以转正；
4、管理部研究同意社工转正，试用期满的第二日为该社工转正日；
5、转正后乐助会可根据社工本人的工作表现或因工作岗位变动情况提出解聘，因捐助人有权撤消捐助社工，如乐助会寻找不到新的捐助者，乐助会有权对现职社工进行岗位调理及解聘社工。
6、在乐助会担任志愿者超过一年半者，试用期时间为二个月，担任志愿者超过二年者，不需要试用期直接转正。

三、薪金

1、社工经试用考核合格后按照规定确定薪金核定试用期工资和转正工资；
2、薪金标准（试用及转正工资）由行政部在社工入职、转正批准之日当天填《新社工工资通知书》、《社工转正通知书》交财务处；
3、社工有对本人薪金予以保密的责任；
4、试用期内不合格人员必须办理完所有工作交接，手续清楚后方可结算薪金，否则将视为违约，不予发放薪金；
5、新进社工均需先经过为期一周的试工期，试工合格后转入试用期，其试工期可计入试用期，试用期为3个月，管理部或各部门可根据社工的工作表现适当延长试用期，但最长期限不超过六个月；


四、离职

1、社工因故辞职，应于一个月前向行政部部长和所属部长提出书面申请并填写《员工辞职申请单》，经批准后交行政部部长；
2、严格执行离职交接制度，填写详细《工作交接表》，《电脑文件交接表》，《物资移交清单》在交接双方、行政部部长，管理部相关负责人同意签字后才可办理离职手续；
3、离职手续办完后，一个月内需与乐助会保持联系，以保持工作连贯、顺利进行；

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三、社工的薪金、奖罚及假期规定

一、薪资制度

1、薪资标准：由于社工职位、工作性质不同而实行不同的工资标准，具体由工资细则规定。
2、薪资计算：所有社工薪资统一由专人计算并制成工资表，报办行政部部长审批签字。
　

薪资以

基本工资+绩效奖金的形式计发，入职30天内购买社会保险，入职半年后购买公积金。

（注：执行标准以当地基本工资状况及物价指数而执行上下限标准，在乐助会有两年志愿者经历者入职不需试用期直接转正。）

3、薪资发放：捐赠人（单位）根据行政部部长签字的工资表金额发放工资。薪金发放日期：每月20日，发放上月工资。

二、考勤制度

[li]凡是没有在考勤机上打卡的，按迟到、早退处理，网络故障需在论坛上面跟贴进行打卡，同时应在打卡时备注，外地办事处社工均在论坛跟贴进行打卡；[/li][li]因处理公事而不能按正常的上下班时间回办公室时，应该在事前经行政部部长或相关部门部长请假，在外出贴上面提前进行登记 ，否则按迟到、早退处理；[/li][li]事假必须提前一天向岗位所在部门正部长提出申请，不能在当天早上未上班前提出，否则按旷工处理，事假必须有充足的理由才能获得批核；[/li][li]调休必须提前一天向岗位所在部门正部长提出申请，不能在当天早上未上班前提出，否则按旷工处理；[/li][li]如身体突然不舒服可以当天请假去医院，病假必须提交医生出具的病假单或病历，然后把相关的证明发上去请假贴当中；[/li][li]每月迟到、早退累计不超过30分钟为正常考勤，不扣罚款；超过部分按每分钟3元扣罚，旷工按三倍工资扣罚；[/li][li]申请年假休息必须提前2天向岗位所在部门正部长提出申请，不能在当天或过后时间才提出，否则按旷工处理。[/li]

三、奖罚制度
    1. 每月可以有累计30分钟迟到的补贴时间，但是次数不能超过3次，超过规定每分钟扣3元。如第1次迟到20分钟，第二次13分钟，则超过累计33分钟的时间，扣除99元；
    2. 请病假、事假的则按工资+奖金总额除天数扣除相应的工资，例如4000/22=181.80元/天，则扣除这一天的工资；
    3. 旷工除了扣除当天2倍的工资外，行政记过警告一次，如旷工超过二次，乐助会有权利无条件解雇该员工不作赔偿处理；
    4. 每个月的岗位津贴会扣除请假或旷工的工作时间后进行发放。

四、假期

[li]每周工作五天的工作时间制，每周工作40小时；[/li][li]除国家规定的节假日外，休假时间原则不得连续超过三天（含三天），如果需要休息三天以上需得到部门正部长同意，休5天年假需得到管理部同意；[/li][li]享受国家法定节假日，同时按国家规定社工拥有婚假，丧假，年假等相关假日。
[/li]

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四、办公设备管理办法

       各类办公设备（用品）无论存于何处均属于乐助会财产，使用者应认真爱护、有效利用。为了提高办公设备（用品）的使用效率，保持其设备性能，有效节约费用开支，根据实际情况制定本办法。本办法所指办公设备包括：照相机、便携式计算机、台式计算机、传真机、打印机、扫描机、空调等。

一、办公设备的配备及管理

[li]因工作需要，确需购买办公设备（用品）由专职人员提出申请，报管理部审批后再购买。[/li][li]所有办公设备由办公室统一备案。原则上在规定使用年限内不再重复购买同类办公设备，达到规定使用年限或损坏后，由管理部对其评估后作出处理。[/li][li]在使用办公设备（用品）期间，因个人原因造成办公设备（用品）损坏、丢失、被盗等，所造成的经济损失由使用者负责。[/li][li]办公设备（用品）的日常管理由行政部负责，每位社工应对办公设备（用品）的安全使用承担责任。[/li][li]使用者因工作需要调动岗位或离职，必须要办理交接办公设备（用品）登记手续，所有办公设备转移登记表上交行政部备案。[/li]

二、管理部对各地区办事处的办公设备（用品）有统筹安排及合理调调配权。

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五、关于每天作工作记录通知

      因以前专职人员的每月工作是按地区发帖，现时社工已经入编每个志愿者工作部门，为使能清楚了解社工的每日工作情况, 请从7月份起各位按所属工作部门发“每月工作记录”帖,谢谢!

工作记录帖格式：

1、每天详细列出当天的工作事项；

2、对已完成工作事项，如当时下达工作任务时有相关的帖子，需将帖子链接一并列出；

2、详细列出未完成工作的进度，并估计还需完成时间或天数；

3、如在工作中遇到的问题（或困难），需在当天的工作报告中列出，如需其它部门（或上级）协助，要列出具体的协助内容。

行政部
2008年6月22日

关于每月工作总结要求

1、采用社工每月总结格式表填写每月工作总结，于管理部会议时打印发给参会人员；

2、每位社工每年建立一张个人每月工作总结贴子在社工专区，用于发布每月工作总结内容；

3、工作总结应该包括有本月完成情况，未完成工作，预计完成时间，本月需要讨论的内容、下月计划等内容。

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六、关于专职社工的工作管理及考勤的规定

为了完善乐助会的管理规则，及为了配合新一届志愿工作任期的开展，现对专职社工的管理作如下调整。

A、关于专职社工的直接管理：

由于经过相当一段时间对专职社工的工作岗位归属管理的调整试点工作，现时各专职社工均已进入了各个部门且正常工作。根据乐助会的《专职社工管理制度》第12条规定，所属岗位的人员由各个部门直接管理，因此，从08年12月开始，对过往暂由行政部部长直接管理各位专职社工的工作作以下调整：

1.1、各位专职社工根据自己岗位所在的部门，日常工作直接向所在的部门的正部长负责，每月写工作总结发布于社工专区；

1.2、请假、调休等考勤事宜，直接向本部门的正部长提出申请。

B、行政部对专职社工的管理规则：

2.1、每月底向所属部门正部长查询工作的情况，作为本月业绩、岗位津贴资制定、奖罚执行，制定相应的工资；

2.2、每月查阅《专职人员调休（请假）专用帖》，依据所属岗位的部长批核情况作为考勤的标准；

2.3、除日常的考勤及纪律监督工作外，所有有关具体工作的管理，均由各位专职所在岗位的归属部门管理，本文中未尽事宜，日后将逐项明细补充，特此公告！

C、相关说明：

3.1、工作名片主要派发给外联单位，凡有外联工作的人员可以印名片（采用规定的样式），并需经主管部门的部长批准；

3.2、各部门正部长的名单，请查阅 【申请乐助会员与志愿者专栏】的《每任期志愿工作各部门内部分工列表》。


乐助会行政部
2010年5月30日