访查贫困学生时收集资料的工作流程

助学部 · 发表于 2008-10-9 01:42:00

填写学生登记表注意事项 
 （附上空白样版一份） 
 
<img src="http://www.ahelp.cn/bbs/UploadFile/2009-6/200961917391082296.jpg"/>
 
一、表格填写要求：
 
1、字迹清晰，用正楷字，认真填写每项内容，并保证内容的真实性。 
2、不漏填不错填。 
3、评审学生资料时要客观公正。 
4、访查资料必须经受访学生或家长签名、学校盖章确认。 
5、在访查资料上用正楷字签署填表人和拍摄人。 
6、以下为各项目栏具体填写要求： 
 
》编号：此项无须访查人员填写。 
 
》姓名：如果遇到学校提供的学生姓名与户口簿上的学生姓名不一样时，要再次问清楚学生在学校的名字，重新核对一次，并在姓名栏写上备注如:将户口薄上的姓名加括号后填上；
 》出生年月日：如没有文件证明出生年月的，应即时询问其尽量准确的年龄来推断出生年份，再填写。
 
》户口地址/现住地址： 
A、要按照户口簿上的地址填写详细；不能只填后面的部分。 
B、不能出现只填门牌或者不填的情况。因为有可能是一个小组访查几个村或一个村里有好几个学生的，详细填写能避免访查资料的混淆。
 
》联系电话：如果实在没有联系电话，可以写邻居的。
 
》奖励情况：先问询问学生本人，如有比较重大的奖励情况，要学生出示相关证书。观察一下贴在墙上的各种获奖证书，对照受访人的名字填写主要的获奖情况，如有特别出色的可以拍照备案，这是对受访学生学习情况的真实反映。
 
》现就读学校全称/下学期就读学校全称： A、此栏一定要详细填写，否则在处理资料的时候学校数目多了就难以区分，造成助学部跟进处理时工作难度的增大。以往在访查过程中常有队员因为访查学生个案都为同一地区或同一学校而忽略详细记录学校名称,资料一旦分到各个志愿者手上作跟进处理时,就难以逐一核对了； 
B、具体格式是：XX市XX镇XXX学校； C、遇到已经失学的儿童，则在后面写上“失学”。
 
》班别：要具体填写学生现在和下学期的年级与班别，这对资助人捐助的年数具有重要的参考作用，同时也可避免因同校同姓名而产生的误会； 
 
》学习情况： 
A、询问学生是否有学生手册或其他各种成绩单，作为参照填写最近一期的各科学习成绩和名次。 
B、如果没有手册的话就问一下上学期期末考试的成绩。 
 
 》本学期交费情况： 
A、这一项须向受访学生或家长问清楚，如发现已经接受其他捐助的，应尽量在备注中写清楚是接受哪些团体或个人的捐助，以及受捐助的期限，如果遇上暑假与寒假，一定要问清楚是哪个学期未交费和已交费，否则会增加助学部极大工作量。 
B、此栏只反映本学期的交费情况，如果遇有“上个学期”费用“未交”情况的，我们一律不需要记录。除非经过负责人同意做特例捐助，那就需在表中的空白处注明。
 
》家庭是否同意失学再读：
A、失学儿童必须在征询家庭意见后，同时在“家庭是否同意上学”一栏中确认“是” 或“否”；
、如果失学儿童家庭不同意受访儿童读书，考虑到尊重家长意见的因素，这个案我们将取消捐助。
 
》家庭其它成员情况：户口簿上每位家庭成员都要填写，如有外出打工的要注明就业所在地和外出打工的时间，每个月或每年可以寄多少钱回家。兄弟姐妹在读的要注明所在的学校和班级。
 
》家庭年收入：这一项可能有的家长无法详细回答你，这是因为他们心里也没有这样的概念，遇到这样的情况访查的队员可以用提问的形式综合总结，获取这项的信息。
 
》贫困原因：基本上现在这一栏都是由学生先自己填写的，如没写的则由我们填写。这是学生家庭情况的真实反映，也是大多数认捐人参阅的主要内容，非常重要。凡是所了解的全部家庭情况都必须写上，包括所有打工的，上学，造成贫困的原因等情况，务必要详细了解、认真观察、如实填写。
 
》受助人是否同意在媒体上刊登以上信息：要向学生解释只有愿意才可以在乐助会网站或其他的媒体上面登资料才可以受到我们捐助，否则我们会尊重他们的意愿。要让学生知道，捐助人需要在媒体上了解她的所有情况才会决定考虑是否捐助。
 
》访查实际情况反馈：通常由志愿者填写，需写明贫困原因是否真实，还要把自己看到的情况写上去。
 
》审核人签名：必须签名，并填写审核人的ID，方便后期资料处理中有疑问时核查。 
》摄影人签名：必须签名，并填写摄影人的ID，方便后期资料处理中有疑问时核查。
 
》学校意见：此表要给学校盖章，并写明情况属实。
 
》乐助会意见：此栏一定要打勾说明哪一种情况，如果不同意捐助的，要在访查实际情况反馈当中写明为何不同意。
 
》内部认捐人员签名：参加访查的人员如果想认捐该学生的时候，请写上你的ID和联系电话和EMAIL，方便助学部回来的时候与其联系。
 
 
二、受访查学生图片拍摄步骤：
 
1、将数码机的像素最佳调至300万左右，过大的象素对我们不合适，并且增加相片传递、处理的工作量。 
2、在学生登记表上先填上受访学生姓名，然后将拍摄登记表开头作为照片拍摄的开始项；（这样在建立学生相片文件夹时就容易区分和核对，登记表也有顺序号就不会张冠李戴的情况出现了。） 
3、门牌号（如果没有门牌号的可以忽略此项）； 
4、家境状况（拍两到三张能突出家境的相片，特别是大厅、房间、厨房）； 
5、学生奖状或获奖证书、学生近一学期的成绩单；
6、户口本：需要将整个家庭的所有人员全部逐一拍摄下来，日后此家中其它孩子升学需要求助，我们就可以方便找到他们的资料了。并且拍摄时需注意拍摄角度及清晰度，用闪光灯拍摄时要远距离拍摄。但如二家人合用一个户口本，请注意如下的处理方法：
<ol>
<li style="LIST-STYLE-TYPE: disc">非同一家庭的人员（如叔叔一家子），则不用拍摄；</li>
<li style="LIST-STYLE-TYPE: disc">如非受访学生家庭瞻养的爷爷、奶奶，不用拍摄。</li></ol>
7、受访学生的免费证（如有就拍）； 
8、受访学生个人单人相（一定要照全身的）； 
9、学生家庭的合照； 
10、填写完整的学生情况登记表（此项作为照片拍摄的结束项）。 
 
 
三、参加访查成员必须注意事项： 
 
1、在访查活动开始之后，与向导作好充分的沟通，了解访查名单上面的学生情况，例如远近的分布、路途的情况等。
 
2、遇到当地即时提供的、不在受访名单上的贫困学生，可以照上述方法填写表格，并且记录向导的联系电话以及姓名，以便联络。 
 
3、访查完成后，在回程当中避免当着向导的面谈论访查个案的具体情况，以及能否接受捐助等问题，这是对向导的一种情感尊重，也是访查的一项纪律。
 
4、各带队组长须安排相关组员对当天访查的学生资料（访查表格及相关相片）进行评审，初定受访个案合格与否。 
 
5、负责拍摄访查资料的成员，必须在当天将访查所拍的资料图片全部交给负责图片收集的人员，并协助进行归类整理、后期疑问核对：
<ol>
<li style="LIST-STYLE-TYPE: disc">交相片前，要将每一个学生的相片放在一个文件夹中，并且以学生的名字作为文件夹的名称；</li>
<li style="LIST-STYLE-TYPE: disc">交相片时，需要将完整的学生访查表同时递交，并且事前要认真检查表格的内容是否填写齐全；</li>
<li style="LIST-STYLE-TYPE: disc">交资料时，必须待现场收集资料的人员确定所访查的学生的表格、相片全部收齐后，方能离开现场。</li></ol>
 
6、如访查人员需要当场认捐受访学生，请在表上按格式进行登记，留下ID或姓名（与以后慈善榜上记录相同）及联系电话，回来后在<a href="http://www.ahelp.cn/bbs/dispbbs.asp?boardid=18&Id=29715">《资助学生意向登记》</a>帖中留言，说明选了那些名字的孩子，或者直接联系助学部。待日后我们对访查的学生资料复核后，将有志愿者向认捐者发出的捐助通知。
 
7、如访查时遇到家庭中几个孩子都同时为受访学生的，请访查人员可以做到每一个学生填一张访查表，但在家庭状况栏处一样也要写上家庭其他兄弟姐妹的情况（按单独受助学生标准填写），这样有效地减少资料部后期核对学生资料的工作量以及出错率（因现在同名同姓的学生个案较多）； 
 
8、在访查收相时，负责收集相片人员需要将学生按学校分类，并且每一个学生都要建立一个文件夹，学生名字后写上“同意”或“不同意”方便区分。
 
四、访查结束后的任务： 
 
1、访查回来的查访相片务必保存一个月，以备助学部有疑问时能够进行核对。
2、希望访查人员都可以留下联系电话或其它联系方式，以便日后寻找学生资料的工作。 
3、如对访查中遇到的疑难问题或建议，可以在网站的 【助学问题专栏】中发表。
 
 最后感谢您的阅读，希望伸出您的双手，可以帮助到更多的孩子！

助学部 · 发表于 2008-10-9 01:47:00

空白回访表：
<table class="tableborder1" cellspacing="1" cellpadding="3" align="center">
<tbody>
<tr>
<td class="tablebody1">
 <img title="dvubb" alt="图片点击可在新窗口打开查看" src="http://www.ahelp.cn/bbs/skins/default/filetype/jpg.gif" onload="imgresize(this);" border="0"/>此主题相关图片如下：回访表.jpg <a href="http://www.ahelp.cn/bbs/UploadFile/2009-6/20096191754143767.jpg" target="_blank"><img title="dvubb" alt="图片点击可在新窗口打开查看" src="http://www.ahelp.cn/bbs/UploadFile/2009-6/20096191754143767.jpg" onload="imgresize(this);" border="0"/></a></td></tr></tbody></table>
<table class="tableborder1" cellspacing="1" cellpadding="3" align="center">
<tbody>
<tr>
<td class="tablebody1"></td></tr></tbody></table>
 
 
回访学生填写表格工作流程
 一、表格填写要求：
 1、字迹清晰，用正楷字，认真填写每项内容，并保证内容的真实性。 2、评审学生资料时要客观公正。 3、在访查资料上用正楷字签署填表人和拍摄人。 4、以下为各项目栏具体填写要求： 入读学校全称：学生现在读的学校名称（刚考上初中或高中的要填写原来就读的学校小学名或中学名）
 姓名：如果遇到学校提供的学生姓名与户口簿上的学生姓名不一样时，要再次问清楚学生在学校的名字，重新核对一次，并在姓名栏写上备注如:将户口薄上的姓名加括号后填上：
 年级：学生现在读的年级，要具体填写学生现在和下学期的年级与班别，这对资助人捐助的年数具有重要的参考作用，同时也可避免因同校同姓名而产生的误会；
 上学期考试成绩：可以问学生最近一次考试的成绩。
 是否知道自己什么时候受到捐助：有些学校老师通知的不及时或不到位的，以致学生是过一很长的时间才知道自己有受助的，问得要详细点。
 
是否曾有写信给捐助者：乐助会要求学生每学期都要给资助人写一到二封信的，报告自己在校学习的情况和报告成绩。有学生是从来不给捐助人写信的，所以一定要学生给捐助人写信。
 是否曾收到已交后退手学费：由于学生是先交了学习费用才能到学校上学的。捐助人的钱到学校帐上后，学校才会退回学生自己交的费用，如果捐助人的款项已到了学校而学生没有收到的，乐助会会与学校核对到帐的情况。
 学生家庭有否重大变化：每一个乐助会捐助的学生都有实地访查过的。可能是经过一二年才会去回访学生。在这段时间里，学生家庭经济有没好转的，还是发生了其他的事情，以至家里更穷的，这些都需要了解清楚，以便决定以后是否继续捐助学生。
 学生的总体情况：用提问的方式综合整体的内容，根据学生的实在情况如实填写。
 乐助会意见：根据回访学生家里的情况，把看到的情况写上去。决定是否继续捐助学生。如果不同意继续捐助的，要在访查实际情况反馈当中写明为何不同意。
 填表人签名：必须签名，并填写填表人的ID，方便后期资料处理中有疑问时核查.
 摄影人签名：必须签名，并填写摄影人的ID，方便后期资料处理中有疑问时核查。
 二、受访查学生图片拍摄步骤： 1、将数码机的像素最佳调至300万左右，过大的象素对我们不合适，并且增加相片传递、处理的工作量。 2、在学生回访表上先填上受访学生姓名，然后将拍摄登记表开头作为照片拍摄的开始项；（这样在建立学生相片文件夹时就容易区分和核对，登记表也有顺序号就不会张冠李戴的情况出现了。） 3、门牌号（如果没有门牌号的可以忽略此项）； 4、家境状况（拍两到三张能突出家境的相片，特别是房间、厨房）； 5、学生奖状或获奖证书、学生近一学期的成绩单； 8、受访学生个人单人相（一定要照全身的）； 9、学生家庭的合照； 10、填写完整的学生回访登记表（此项作为照片拍摄的结束项）。

助学部 · 发表于 2008-10-9 01:47:00

空白回访表：
<table class="tableborder1" cellspacing="1" cellpadding="3" align="center">
<tbody>
<tr>
<td class="tablebody1">
 <img title="dvubb" alt="图片点击可在新窗口打开查看" src="http://www.ahelp.cn/bbs/skins/default/filetype/jpg.gif" onload="imgresize(this);" border="0"/>此主题相关图片如下：回访表.jpg <a href="http://www.ahelp.cn/bbs/UploadFile/2009-6/20096191754143767.jpg" target="_blank"><img title="dvubb" alt="图片点击可在新窗口打开查看" src="http://www.ahelp.cn/bbs/UploadFile/2009-6/20096191754143767.jpg" onload="imgresize(this);" border="0"/></a></td></tr></tbody></table>
<table class="tableborder1" cellspacing="1" cellpadding="3" align="center">
<tbody>
<tr>
<td class="tablebody1"></td></tr></tbody></table>
 
 
回访学生填写表格工作流程
 一、表格填写要求：
 1、字迹清晰，用正楷字，认真填写每项内容，并保证内容的真实性。 2、评审学生资料时要客观公正。 3、在访查资料上用正楷字签署填表人和拍摄人。 4、以下为各项目栏具体填写要求： 入读学校全称：学生现在读的学校名称（刚考上初中或高中的要填写原来就读的学校小学名或中学名）
 姓名：如果遇到学校提供的学生姓名与户口簿上的学生姓名不一样时，要再次问清楚学生在学校的名字，重新核对一次，并在姓名栏写上备注如:将户口薄上的姓名加括号后填上：
 年级：学生现在读的年级，要具体填写学生现在和下学期的年级与班别，这对资助人捐助的年数具有重要的参考作用，同时也可避免因同校同姓名而产生的误会；
 上学期考试成绩：可以问学生最近一次考试的成绩。
 是否知道自己什么时候受到捐助：有些学校老师通知的不及时或不到位的，以致学生是过一很长的时间才知道自己有受助的，问得要详细点。
 
是否曾有写信给捐助者：乐助会要求学生每学期都要给资助人写一到二封信的，报告自己在校学习的情况和报告成绩。有学生是从来不给捐助人写信的，所以一定要学生给捐助人写信。
 是否曾收到已交后退手学费：由于学生是先交了学习费用才能到学校上学的。捐助人的钱到学校帐上后，学校才会退回学生自己交的费用，如果捐助人的款项已到了学校而学生没有收到的，乐助会会与学校核对到帐的情况。
 学生家庭有否重大变化：每一个乐助会捐助的学生都有实地访查过的。可能是经过一二年才会去回访学生。在这段时间里，学生家庭经济有没好转的，还是发生了其他的事情，以至家里更穷的，这些都需要了解清楚，以便决定以后是否继续捐助学生。
 学生的总体情况：用提问的方式综合整体的内容，根据学生的实在情况如实填写。
 乐助会意见：根据回访学生家里的情况，把看到的情况写上去。决定是否继续捐助学生。如果不同意继续捐助的，要在访查实际情况反馈当中写明为何不同意。
 填表人签名：必须签名，并填写填表人的ID，方便后期资料处理中有疑问时核查.
 摄影人签名：必须签名，并填写摄影人的ID，方便后期资料处理中有疑问时核查。
 二、受访查学生图片拍摄步骤： 1、将数码机的像素最佳调至300万左右，过大的象素对我们不合适，并且增加相片传递、处理的工作量。 2、在学生回访表上先填上受访学生姓名，然后将拍摄登记表开头作为照片拍摄的开始项；（这样在建立学生相片文件夹时就容易区分和核对，登记表也有顺序号就不会张冠李戴的情况出现了。） 3、门牌号（如果没有门牌号的可以忽略此项）； 4、家境状况（拍两到三张能突出家境的相片，特别是房间、厨房）； 5、学生奖状或获奖证书、学生近一学期的成绩单； 8、受访学生个人单人相（一定要照全身的）； 9、学生家庭的合照； 10、填写完整的学生回访登记表（此项作为照片拍摄的结束项）。

助学部 · 发表于 2009-6-19 17:33:00

访查收集相片工作指引 
 
　　访查时，负责拍摄工作的人员，请按相片的分类分放文件夹，然后交给访查负责收集相片的工作人员，详细情况如下： 一、访查资料的分类 1、求助学生的资料等相片――交助学部； 2、学校情况的资料等相片—-交总务部； 3、当地政府部门等相关人员与学校领导、财负责人员、学校的环境等资料—交总务部 4、当地地理环境与情况-――交总务部； 5、学校的具体情况等资料――交助学部与总务部。
二、具体的分类 1、求助学生的相片：第一张先拍学生的登记表上面部分，再拍门牌，大门口，家庭里外的具体情况、大厅与房间、厨房，拍学生的家庭户口本与身份证等、拍学生的单人相，再拍一张学生的全家福、最后再拍学生的登记表为最后一张结束一个学生的拍摄工作。 2、学校的情况：填写学校调查表，学校的整体环境，先拍一张学校大门口有学校免掉为第一张，然后再拍学校内外的建筑状况、教室书桌、图书室情况、实验室、电化室、电教室等情况，最后拍学校调查表为最后一张，结束学校的调查工作。 3、政府人员：与当地政府人员见面会、与学校校长，书记见面会、与学校负责老师、财务沟通的相片； 4、当地环境：当地农作物，农田种耕，居住房屋，远景图等

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