20080501部门会议记录

刘明金

<p>会议主持： winny</p><p>会议记录：燕子</p><p>会议时间：四周年晚会结束</p><p>参加人员：由于时间比较晚，加上广州部分人员需要送宾客，所以参加的人数比较少，只有10个人参加（含江西赣州虔青协会2人）。</p><p><font size="4">A、先由winny作第八期总务部阶段性的工作总结：</font><font size="2">（</font>总结时间段2008年1～4月份）</p><p><br/>      首先感谢总务部的全体志愿工作者们的积极配合和默默的辛勤付出，使得部门的工作得到了顺利的进行。<br/>自1月1日开始，第八期总务部根据第七期的工作基础，秉承着认真、负责、公开、透明的原则开展了一系列的工作，并且在乐助会管理部的指引下，部门领导的英明带领下，以及部门上下共同努力下，初步取得了一定的成绩！<br/>一、开展的工作：<br/>1、2008年1月份规划了《总务部2008年的年度工作规划》，部署了今年的工作重点和工作的思路。<br/>2、2008年1月起草了《乐助会物资管理细则》初稿，并在论坛公示进行讨论！计划在5月份举行修订发布，目前主要存在的问题就是物资的编码设置问题。<br/>3、2008年2月，补充完整了部门的管理领导班子，金星卸任后由winny担任部门的正部长。并在2月17日重组了部门组别架构和职能安排。以及不断地完善部门的工作流程。<br/>4、2008年2月中旬，组织了佛山、广州、东莞三地的物资进行发运，缓解了三地的库存压力，并重此总结出物资的发运、包装等等的经验，为今后的发运工作积累了宝贵的经验。<br/>5、2008年3月开始了网络会议制度，有效地针对存在的问题进行讨论解决，同时地区与地区之间加强了学习和交流，增进了部门内部的联系。<br/>6、2008年4月组织了一次今年加入的新志愿者上岗培训工作，让他们更加了解乐助会和了解乐助会总务部的运作！<br/>7、制定了一套完善的物资打包、发运的流程。<br/>8、完善了内部的相关记录原始表格，规范了对外的公函格式，建立了内部的文件编号，以及整理出各个组别的相关工作汇总贴，以便达到美化版面的要求。<br/>9、制定了《宣传物资的借用流程》，以及档案记录贴！<br/>10、制定了《收捐点的巡查制度》，但至今还未得到有效的实施。<br/>11、补充和完善了部门内部架构的中层、基层管理班子。并以广州、佛山、东莞、深圳四个地区为重点，明12、确要求各个志愿者的责任。<br/>13、明确了会内物资的安全库存。<br/>14、制定了总务部财务流程。<br/>15、本期共建八个图书室，其中2个建设完毕（，2个等待挂牌，1个正在筹建，3个待建；目前还有3个企业正在洽谈合建图书室事宜。<br/>16、从2月底开展筹划“一人一书桌”项目，主要在甘肃三所学校开展实施，共所需334套双人课桌椅，经过与甘肃妇联多番沟通联系，每套课桌椅的价格是160元。至今通过在社会上的呼吁和会内成员的支持，该项目基本完成了前期的筹备和募集，接下来开展实施的工作。另外，该项目筹备初期遇到帐户的问题，通过甘肃志愿者珈珈沟通，管理部的努力协调下得到了完满的解决！</p><p>二、总务部人事情况：<br/>1、部门在职人数： 27 人，加上地管部兼顾的 4 人，合计 31 人。<br/>2、加入总务部： 13 人，占总人数的 48.15 %。有：小草、winny、蔡晓霞、凉茶糖、白白猪、明月、小河水、继往开来、谢富强、康之助、惊涛、蛋美、小麦圈。<br/>3、离开总务部： 9 人，占总人数的 29.13 %。有：创世纪、牙签、甜话梅、草莓、弹弹水分子、红蜻蜓、小志、目一、路人甲。<br/>4、提拔和任命了中层、基层管理人员 6 人。有：梦想燕子、珈珈、独行侠、哗哈哈、冷雨夜、山丫。<br/>5、本任期人员变动、流动相对比较大，占 29.13 %。</p><p>三、运作的存在不足：<br/>   发现不足并不可怕，最怕的就是没有发现问题的能力，所以提出几点请大家思考如何改进和完善上来！另外，开展学校收书活动之后，整理工作大增！需要在与学校沟通的时候进行改进！同时，尽可能再现场进行分类，减少事后的重复工作。<br/>1、物资借用流程未能真真正正地按照要求得到落实！<br/>2、收捐点的巡检责任未得到落实。只有广州小组作出安排，但志愿者离职出现空缺。请其它小组尽快上报！<br/>3、人员流动、变动过大，需要今后加强内部的沟通和协调工作！遇到问题的时候主动进行帮助和解决。<br/>4、运费的空缺比较突出。纸箱问题虽然暂时解决了，但要作长期性的考虑。<br/>5、事务组在快速、准确性方面还需要加强！<br/>6、地区小组物资月度盘点不及时。存在需要催促才进行，广州组在这方面做得比较好！特此作表扬。</p><p>四、今后的计划：<br/>1、由于初中、小学书籍不足，运输经费欠缺，加上这两个月以来捐助学生个案下降，因此决定接下来的两个月暂停建立新图书室项目（已经立项的继续）。如有企业寻求合作力推捐助学生。<br/>2、完善目前发现的几点存在问题，理顺部门的工作。<br/>3、寻求江西省赣州地区虔青志愿协会的实质性合作。<br/>4、跟进好“一人一桌”的项目实施的细节工作。<br/>5、扩大中小学的收书活动，并做好事前的沟通准备工作，减轻时候分拣的麻烦。</p><p>五、部门内部工作优秀表彰：<br/>1、赞扬珈珈、凉茶糖、明月的工作。<br/>2、赞扬佛山组的团队合作、奉献的精神。</p><p></p><p><font size="5">B、协商交流收集的信息：</font></p><p>1、前段发往始兴的书本存在不适用的情况，需要今后加强分拣的工作，并根据学校的类别（中学、小学）来进行发运。<br/>2、发现有些以建图书室的学校不开放给学生使用。并且明确了如下：<br/>1）、在巡查过程中发现的问题必须上报。并与该校的领导进行沟通。<br/>2）、利用乐助会的影响力，敦促学校进行纠正。并与该地区的教育局进行沟通！<br/>3、与江西赣州虔青志愿者协会沟通时，提出如下几点：<br/>1）、建议把图书室的剑向项目放到比较落后的乡镇级学校或者教学点。<br/>2）、试行以镇为片区，实行几间学校一齐组建，书籍公用（周期性循环使用）。<br/>3）、尝试帮学校进行文体设施的翻新、更换、新置等项目。如：兵兵球台、单双杠的配置和翻新、跳远的沙池、篮球架的翻新等等费用不大的项目。<br/>4）、发往江西赣州的物资可以由该组织进行支付运费！并要求各地区把发往各地的运算上报，内容：物流公司、单价等信息。<br/></p><br/>

邓小敏

<p>已阅!</p>

小河水

<p>阅...</p>

凉茶糖

已阅，不过其中没有我的名字。

刘明金

<strong><font face="Verdana" color="#61b713">凉茶糖  我的疏忽！现补回。</font></strong>

莫丽军

阅，，我是兼的。。

康之助

已阅

邓小敏

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小河水

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凉茶糖

已阅，不过其中没有我的名字。

刘明金

<strong><font face="Verdana" color="#61b713">凉茶糖  我的疏忽！现补回。</font></strong>

莫丽军

阅，，我是兼的。。

康之助

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