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<p><font face=\"黑体\" size=\"5\">第二编：会议内容记录<br/></font><font size=\"3\">一．由鬼才副部长开场：<br/>大家好！<br/>这是乐助会第八届志愿者总务部日常管理小组管理层以上人员的第一次网络会议，希望通过今次的会议能够及时、准确地了解到各个功能组别、各个地区小组的运作情况和存在的问题，通过大家的努力，共同把本届的总务部工作完善和做好！<br/>感谢大家的准时参加和对总务部工作的支持。预祝今次会议完满和成功！</font></p><p><font size=\"3\">二．由梦想燕子代表事务组发言：<br/>大家好！<br/>首先，我本人从去年10月份才加入乐助会，对总务部的实际运作还不是很十分了解。所以，若在实际工作当中出现的不足的地方，恳请大家能够及时地指出和提醒。<br/>籍今晚的会议的机会，我就事物组的功能职责和工作内容向大家公布一下事物组的分工情况、运作情况以及今后的工作重点！ <br/>1.事物组的工作分工： <br/>1.1.燕子志愿者------负责总务部的版面更新和管理的工作。负责总务部会议、联谊活动的策划筹备、通知工作。 <br/>1.2.明月志愿者------负责在<乐助会报道>版面发物资捐赠鸣谢帖，并及时更新慈善单位版或慈善个人版。<br/>1.3.明月志愿者------负责在<乐助会报道>版面检查各地区图展报道帖，并对收捐物资、捐赠单位或个人进行核对，以便复核慈善单位版或慈善个人版 <br/>1.4.办公室社工（NINA）------负责会内物资管理、发放、配给及更新工作（爱心伞、会服、会帽、台历、宣传单、车标、书签、答谢牌等） <br/>2.事物组注意事项： <br/>2.1.受前期的人员离职影响，慈善榜的工作非常逼切完善，明月刚接手几天就匆忙快速地搜索添加，希望大家发现不全的情况作出提醒。因为积压的时间较长，所以需要各地查看一下是否还有没有错漏！ <br/>2.2.会内物资必须做好库存底线的上报部长安排制作的工作，避免影响活动的进行！特别是宣传物资的库存。<br/>2.2.1.宣传单张、爱心书签：最少要有3000张（个）。 <br/>2.2.2.答谢牌：最少有3个（具体要视制作的周期时间而定）。这个需要大家讨论一下具体的数目，避免影响助学活动的开展！ <br/>2.2.3.其他物资不宜存量太多，特别是台历、车标等。甚至不设库存！<br/>3.事物组今后的工作思路： <br/>3.1.主要围绕着各工作人员之间的沟通为重点，以明确分工，相互“支持和互补”的工作方法，共同把事物组的日常工作做好。也就是需要组内人员之间的相互配合，希望通过合作，把组内的工作完善好！ <br/>3.2.组内的人员互相留意组内的新情况，并及时通过QQ、论坛短信来进行传递。达到“支持和互补”的目的。 <br/>3.3.做好宣传物资进出仓的更新工作，当出现最低库存的时候及时上报部长安排制作。避免因宣传物资不足而影响对外宣传的开展！希望能够把库存的数目与实际的库存相符！ <br/>3.4.另外，发出的物资（如答谢牌），希望今后能够跟踪翻发放的单位。这样我们答谢牌的编号才起到追溯的作用。大家可以商量下是否可行！ <br/>3.5.事物组必须全力支持部门管理层的工作开展。 <br/>4.给大家的提议： <br/>4.1.建议上网的时候，就要到总务部的版栏看下！这样才能够加快信息的沟通和传递。个人认为总务部版栏就是我们的办公室或者工作场所，如果大家上班不进入总务部版栏就等于不到岗位一样！对我部门内部的信息传递和工作安排不利。<br/>4.2.当出现需要大家跟贴报到或者讨论的贴时，希望大家跟贴讨论和报到，这样说明了您已经收到了次信息，不用召集人再次通知您。 <br/>4.3.各地的物资汇总数据未能够做到及时的更新！包括一些已经发出或者义卖了的物资，另外其它地区的物资汇总贴未能够仿效佛山小组那样建立起来！需要各相关地区的物资组的组长和管理员进一步努力完善。因为这个物资贴未完善，而导致会内的物资无法进行完整的统计。 <br/>4.4.提议制定部门内部的请假互补的机制。例如：<br/>4.4.1.明月请假，那么我就自动承担补位或者安排其它人员接手明月的工作。<br/>4.4.2.广州物资组长请假，并没指定人员接替工作的，那么直接由副部长接替广州组的工作。<br/>4.4.3.如佛山小组有正负组长的地区，相互之间要互补。另外，有正负组长的地区，相互之间要互补。</font></p><p><font size=\"3\">报告完毕！望大家就事物组的工作提出改进意见和建议！同时，有需要的时候及时沟通。 </font></p><p><font size=\"3\">现讨论一下事务组的几个问题：<br/>1、请各地区在申请答谢派的通知，必须将赠送企业的名称、联系方式和联系人，在答谢牌的登记表上要记录在案 <br/>2、关于鸣谢合作企业的问题，有两种方式 <br/>1）、是在总务部版面发帖，然后由总务部ID统一在乐助报道鸣谢 <br/>2）、由负责活动的人直接在乐助报道版面发帖鸣谢 <br/>但要注意的是，凡是物资捐赠的一定要在总务部先发帖，然后由总务部统一发出 <br/>3、另外，建议事务组：<br/>凡是与单位或学校合作的收捐物资活动的，事务组要用总务部名义写一封感谢信，表示感谢合作单位的支持，以及确认我们收到了物资的数量，并告诉对方物资的去向。因为以后凡是各地区募集而来的书籍都会由我安排发运到指定的学校。而对文具用品等物资我们可以通过像发运物资去甘肃的做法效仿。<br/>三、鬼才代表广州物资小组发言：<br/>因小志近期请假，故近期广州物资管理组的工作暂时由我接手，所以下面就由我对广州组的前期的工作做个简单述要：<br/>由于广州地区组傍邻乐助会广州办公室，一直地区工作都依赖办公室专职人员多。目前，物资管理工作也与地区组工作一样，在外联及收捐点拓展方面做得不够到位，所以广州物资组工作暂时保留现有的规模运作。在地区组、外联组及广州物资组人员有限的情况下，广州组近期的职能主要在对现有资源的跟进如物资的处理，以及现有收捐点的管理，在新收捐点的开拓方面可能力度要相对放缓些，现在物资管理员有5人，除路人甲专门负责收捐点管理工作外， 其余主要是从事物资整理工作。而在广州物资组未来发展的方面上，首先是配合广州地区组的工作，在物资管理专项工作上，有计划模仿佛山组那样进行划区管理。<br/>所以，在人员有限的情况下，发展及培养人才是必要的，但有个过程，现在是做好当前的收捐点管理及物资管理 、配合地区组、外联组进行图展及项目洽谈等工作外，暂时维现有的进度工作。</font></p><p><font size=\"3\">四．独行侠代表佛山物资小组发言：<br/>由于佛山规划化管理物资，物资的范围比较广，处理比较麻烦！加上现在各区的物资管理员不足，自甜话梅在上个月辞去九江物资组的工作后，小草接上，但由于九江物资较多，小草相隔太远，不方便！处理上较难！近段时间收捐物资主要集中存放在佛山桂城办公室。<br/>存在的问题：人手不足，整理物资需要较长时间。<br/>计划：发展九江，佛山，桂城的志愿者。<br/>哗哈哈补充：<br/>上级应该给一个意见，解决九江物资的问题！上周日过去九江仓库，看过物资！皮鞋已经开始脱皮，像筋堆积太多。能否把物资处理或不要了，因为这些是前期的物资。以后收捐物资会注意论坛收捐物资要求。<br/>另外，最近都是在学校收捐图书，一般都是在学校摆放图架，大概一周的时间后，才去收捐图书回来，而且一般都在晚上10点多才到回到办公室，到搬运完办公室已经11点多了！在这样的情况下，无法把物资进行现场整理。<br/>Winny提问：<br/>1、九江物资较多，小草相隔太远，不方便！处理上较难！如果现在九江的物资主要是靠小草负责，那么让小草可否重新联系九江物资的存放点呢？她是否有地方存放呢？<br/>2、存在的问题：人手不足，整理物资需要较长时间。可否在收集物资的时间当场进行分类、筛选呢？ <br/>鬼才补充：<br/>现在各个地区其实在物资收捐及整理方面其实也都存在类似问题，就是人手不足，虽然乐助会的会员非常多，但真正参与来人人都有限，我认为不是其他会员不想做，可以在不员不熟及工作不熟的情况下较难跨出这一步，其实大家进来乐助会都想干些实事，但需要我们现在相对熟悉流程的人员多一点主动地邀请、帮带一下，他们才掌握实际操作的知识。</font></p><p><font size=\"3\">五、fish代表东莞物资小组发言：<br/>1.计划召集人员整理库存的书本,等待寄出。<br/>2.我觉得收捐点需要专人去了解和跟进情况,不然就等与无设收捐点了。<br/>3.东莞小组目前人手暂时还足够。<br/>4.现存的物资不算多了,但希望以后收到物资后要尽快安排寄走。</font></p><p><font size=\"3\">六、由winny代表深圳物资小组发言：（冷雨夜走开了）<br/>深圳现时有二个收捐点，还有一个准备挂牌。平时全部都是靠图展来收集书籍及物资，而一直以来物资收捐都比较少，现时物资人员已有冷雨夜及谢富强，人手方面暂时是足够的。<br/>深圳计划会陆续筹办几个图展以及与学校联手合作，为总务部正在筹办的图书室做准备。<br/>报告完毕 </font></p><p><font size=\"3\">七、由军军代表肇庆（德庆）物资小组发言：<br/>我是地区管理部肇庆组的,总务部肇庆组安排了两个志愿者跟进工作, 所以我就没有留意到我还是兼着总务部的,在这方面工作也少做了.在这里说一声对不起了. 所以准备增加多一个预备志愿者负责物资管理肇庆组,为以后更好地开展工作。<br/>之前提到德庆是否有可能搞图展呢？吸引多一些人加入乐助会或是否可以通过图展收集到书籍.这个方面,我已经在一些论坛上宣传和通过朋友宣传,尽可能在德庆的十三个镇都有一个志愿者或者会员.可以了解各镇学校情况和图书室跟进情况.如平时有捐物分发也方便.但图展暂时来说就可能难以开展,我们会尽量争取一些部门、商家的支持.<br/>德庆在收捐物资这方面相比其它地区可能会少一点.相对来说收到图书多一点.<br/>感谢乐助会对山区小学的支持.此后,可否考虑为德庆再搞几个图书室。但接受热心市民捐赠的图书，希望可以筛选一下。<br/>提议：如果是过时的练习册、杂志或者太破旧难装订的，建议谢绝接受，以免浪费托运费用。<br/>另:农村学校特别希望改善办公设备，希望有公司企业和个人将旧的想换的电脑、打印机....捐赠给山区学校。<br/>肇庆地区的收捐点..能设在肇庆市区最好，但暂时没找到合适的人和地方。而且肇庆现有的志愿者少.也难以开展工作.如果设在德庆县城，收捐点相对容易确定.肇庆地区还包括怀集、封开、广宁等县，如何将这些地区的现有志愿者联络起来？如何在肇庆的各个县区再扩大乐助会的影响？这些都是今后考虑的问题。<br/>Winny提问：按照军军的介绍，肇庆和德庆并不能合并成组，要独立分开？<br/>军军回答：因为有差不多一百公里路途,而且平时同肇庆的志愿者少联系.花语也离职了吧?现在我们用的称呼也是肇庆组的.但整个肇庆来讲可能在德庆开展工作的较多。<br/>Winny回答：德庆地区在总务部的成员有小河水和康之助。他们暂时都分管在项目组吧，跟进图书室使用情况。由于现在肇庆地区没有人员及没有发展的趋势，因此在总务部将肇庆组拆分为肇庆组、德庆组。</font></p><p><font size=\"3\">八、由银镖代表讲门地区物资小组发言：<br/>江门地区应该没有收捐点，目前志愿者也很少。<br/>我们计划在4月份五邑大学搞2天的图展, 5月份在益华金汇广场或易初莲花广场搞1--2天的图展和助学晚会。届时需要一批义卖物品，我们乐助会还有义卖物品吗？<br/>鬼才补充：有劳银标老师在那边可能要更费心了，当务之急还是先通过江门地区组先发动当地的爱心力量，把乐助会在江门地区的整体工作弄上来先，再物识合适的人员专管地区物资工作来解决江门人手不足的问题。</font></p><p><font size=\"3\">九、珈珈代表甘肃物资小组发言：<br/>甘肃地区组由于刚组建，注册的会员虽然不少，但真正做事的不多，加上很多都是参加了两三次图展才有加入志愿者的想法，因些现在还没有专门负责物资的人员，现准备让小麦圈负责物资组的工作，以后志愿者多了，再增加。<br/>由于我本人也没在总务部工作过，也是什么都不懂，也是在WINNY的指导下才开展物资管理方面的工作，以后我会和小麦圈一起将甘肃地区的物资组建立起来。<br/>另外，当地人的积极性不高，对我们这种自己拿钱出来做辛苦工作的事情还不理解，在当地发展志愿者真的觉得困难。人手不足，希望在以后的图展和访查活动中发展更多的志愿者。<br/>在会员和志愿者还不多的情况下，大家还是发挥了团结的力量，兰州现有五个收捐点，但收捐情况不理想，我们会加强在这方面的宣传。而且接下来我们已准备在西固公园、农大、师大等地办图展，张夜路步行街和东部市场等人流量多的地方也在商谈搞图展活动的事宜。<br/>甘肃地区现在在物资方面没有什么了，只有一开始寄过来的宣传单和爱心书签，爱心雨伞，由于之前没有人负责的原因，一直没有对物资进行汇总，我和小麦圈会尽快次甘肃地区的物资进行汇总，参照佛山的做法。 <br/>Winny补充：那么小麦圈就负责收捐点的管理和跟进工作吧。</font></p><p><font size=\"3\">十、由鬼才副部长进行发言：<br/>其实只要大家能够持续跟进的话，工作量也并不会大的。<br/>但佛山地区量大，需要地区组支持及收捐时尽量做到有选择性，现场难选择的可向捐助者说明如不适合的物资我们不要发向山区。</font></p><p><font size=\"3\">十一、由winng部长就项目组和总务部的整体工作进行汇报和指示：<br/>1.总务部工作:<br/>1.1.开展的方向是：继续扶持广州、佛山、东莞3个地区的发展，其他的地区先顺其自然。<br/>1.2.各地区义卖金额要交到办公室，各地区申请备用金，每月向办公室实报实销。<br/>1.3.收捐点不宜设立太多，因为收书情况不理想，除非想易初莲花或大型的综合商场。<br/>1.4.总务部已经制定出各项指引和制度，每项工作必须按照规定来做，通过运行及摸索进一步完善各项规 程。<br/>1.5.接收新人的流程：组长接收到新人后要在地区管理部的帖子上跟帖安排其在那个工作岗位，负责什么？并通知新人要在总务部的通讯录留下联系方式。<br/>1.6.部内所有组别、人员都要做到分工明细，上月在广州办公室开会时已经要求各组长将组内架构和人员 工作安排发帖出来，由于当时各地忙于发运物资到甘肃，因此没有落实到工作。现请各组长抽时间尽快发 帖。<br/>1.7.为加强各地区、各组别及人员的沟通，总务部日后要定期进行工作会议(全体成员的、管理成员的)， 具体怎样操作由梦想燕子安排。<br/>2．项目组： </font></p><p><font size=\"3\">2．1．建图书室的地区为：甘肃、始兴、江西，其他地区都暂不推荐企业，因为之前的35个图书室都分布在 其他已开展的地区了，除非合作企业指明定向捐助。<br/>2．2．以前与企业合作的条件是：合作方要负责硬件和新书籍1000-2000册，乐助会负责6000-9000册。<br/>因为以前乐助会的影响力不够，我们需要多点企业合作才能建图书室。现阶段，有很多企业和团体不断主 动找上门来要求合作， 反而我们收集书籍的速度跟不上，又不能拒绝企业。因此图书室的合作条件修改 为：合作负责硬件和所有书籍，前期是1000-2000册新书，图书室落成后，后期补充的书籍需要4000-8000 册，可以是旧书。<br/>2．3．建立图书室乐助会负责的工作是：提供学校给企业挑选（这个是要按照图书室建设进度的学校），负 责核实学校硬件造价，负责在建设时的监督工作，在使用时的管理工作。<br/>2．4．对于现有的图书室的地区目前要做的是跟进好图书室的使用情况和书籍的损坏情况。 <br/>3．物资管理组： <br/>3．1．各地区要根据收捐物资要求来收物资，物资募集的重点是书籍，重点是收捐书籍。<br/>3．2．以后搬运的工作请三轮车及搬运工来做，不要过于浪费志愿者精力，物资组长或组员要提前收集相关运输联系方式。<br/>3．3．各地区要赶紧去购买包装机，所有物资发运时都要按要求进行打包，确保物资打包的牢固。<br/>4．事务组： <br/>4．1．加强总务部版面管理。所有的帖子要归类专题，帖子在一定的时间内要除掉颜色，及时更新部内的帖子。<br/>4．2．实习期合格的预备志愿者要及时通知地区管理部帮其转正，不合格的则通知地管部转为会员<br/>4．3．由于现时管理部将会对每一届在志愿者部门工作的志愿者进行聘选，因此事务组做好部内志愿者在每 一届工作记录。 <br/>4．4．补充请假指引：<br/>4．4．1．小组长（正、副）请假的，若没有指明工作顶替人员，那么自然就由在职的另一外组长接替工作， 如果小组只有一个组长的，那么就自然由副部长接替或安排人员接替。正副部长的请假也是如此。<br/>4．4．2．组员请假的，组长及时安排人员暂替工作，并在其的请假帖后跟帖说明接替人员。<br/>5．工作总结：第八期志愿者工作任期已经到了一半，总务部在这期志愿者工作任期中各小组的工作表现都非常出色，我们齐心协力一起解决了几个难题，也从新的工作项目中得到好的经验，再次非常感谢大家！就像小平同志所说：摸着石头过河，希望我们一起能一如既往地开展工作，谢谢大家！！ <br/></font></p><br/><br/> |
发表于 2008-3-26 22:21:00
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