关于收捐物资的管理条例

项目捐赠部

为了保证助学工作的顺利进行，维护乐助会的社会信誉，经过乐助会全体管理人员的讨论，由理事会研究通过，现制定有关物资的收捐规定如下：

A、全新的物资捐赠（整批、大量），捐赠方除需承包捐赠物资直接发货到学校的运输费用。
1、捐赠项目的学校前期学校实地考察、捐赠前与学校的沟通联系、确实，协助捐赠活动的前期筹备、现场活动举行的人员配合、监督捐赠物资的派发、捐赠项目的后期反馈资料收集，大量的工作都离不开办公室工作人员与各工作岗位的志愿者的辛勤付出。机构的持续健康发展、保证了志愿者工作的积极性，这些都不开捐赠方对我们进行慈善捐赠的支持。
2、捐赠方提供捐赠物资（全新）有关计价凭据（发票或近期销售同类产品发票的复印件、物资入库单或物资出仓单，提供的资料均需要加盖公司公章确认），乐助会根据捐赠方提供的发货清单和最近计价凭据（发票）可出具捐赠专用收据、捐赠证书。（乐助会出具的票据，捐赠方可用于抵扣税前所得税）
3、捐赠项目完成后，乐助会在官网向社会公开发布捐赠鸣谢帖，根据捐赠方意愿向社会公众公布捐赠方企业（个人）名称，并录入乐助会项目捐赠慈善榜。

B、捐赠旧物资的捐赠（二手、量少），由乐助会提供接收的学校，捐赠方直接发货到学校，学校接收后出具接收证明，反馈接收的的派发或使用情况的相片资料，由乐助会反馈学校接收的情况给捐赠方，并出具捐赠证书给捐赠方。
说明：如捐赠方需要乐助会提供捐赠票据，需出示正式评估机构对本批次捐赠物资的估价报告（有公章），与乐助会签订的捐赠协议、本批次捐赠物资的清单一起提供给乐助会，乐助会收齐资料后会出具捐赠票据。


一、收捐物资的范围：
1、书籍、文具、体育用品、电脑、教学设备等能够帮助到贫困地区的学生、学校等物资；
2、邮票、信封、办公用品、办公设备等能帮助乐助会完成助学工作的物资；
3、特殊情况下（如自然灾害），经求助单位的直接请求，在不影响助学工作正常进行，以及保障会员的人身安全的前提下，并经管理部研究通过，可短期收捐其它物资，但所收捐的物资必须全部交由受助地区的政府部门或企、事业单位接收或监管下派发。

说明：
关于书籍的收捐标准请参看《各地区图书采购、收捐后分拣的分类指南》

二、以乐助会名义收捐物资的规定

1、以乐助名义接收——乐助会直接接收所捐赠的物资。

[li]捐赠单位联络资料明确，乐助会能与捐赠方联系核实；[/li][li]捐赠的物资品种、数量、质量等，需由乐助会指派人员验收或核实；[/li][li]捐赠对象由乐助会指定；[/li][li]如捐赠者指定捐赠对象（所指定的受助对象必须是乐助会具有可操作性），需与乐助会共同协商。[/li]

2、以乐助会名义捐赠——由乐助会直接将物资捐赠给收受对象。

[li]物资捐赠受助单位时，必须有乐助会指派人员在场监督、公证；[/li][li]收受单位需向乐助会提交有效的收受物资收据或证明文件。[/li]

3、以乐助会名义合作——乐助会与社会单位或个人合作捐赠、建设的项目，双方共同捐赠物资或筹集慈款。

[li]合作方需出具身份证明，以保证项目的顺利进行；[/li][li]合作双方共同制定合作计划；[/li][li]合作方一旦确定合作计划，不得中途退出或单方实施计划，并且须保证实施至完成计划；[/li][li]合作双方分工合作，共同监督；[/li][li]合作双方共同冠名。[/li]

4、以乐助会名义监督——乐助会不经手物资，由捐赠方直接将物资捐赠收受对象，乐助会作现场监督。

[li]捐赠方经乐助会核实身份；[/li][li]由乐助会指定受助对象；[/li][li]如捐赠方指定对象时，必须经乐助会考查核实受助对象的真实性；[/li][li]捐、受双方交接物资时，需经乐助会指派人员对所捐赠的物资品种、数量进行验收或核实；[/li][li]收受单位需向乐助会提交有效的收受物资收据或证明文件。[/li]

5、以乐助会名义公布——以乐助会或乐助会各部门的名义公布、鸣谢。

[li]凡是符合上述规定的捐赠，可用乐助会名义公布、鸣谢；[/li][li]负责接收、捐赠的会员或志愿者，须向乐助会项目捐赠部提交情况，然后由该部门或下属工作组统一公布、鸣谢；[/li][li]任何会员不得以个人名义在乐助会网站内发布任何收捐物资的公布、鸣谢等消息；[/li][li]任何外来单位或个人不得借助乐助会网站发布物资收捐的信息；[/li][li]对经乐助会同意举办的助学活动中暂时接收的物资，如图展的义卖品募集、单位或个人参加访查时暂时带上物资等，因特殊情况未能提早办理物资的接收、捐赠的申请手续时，活动后可以组织者个人名义，在【活动专栏】 版面上发布收捐、使用物资的情况，经项目捐赠部复核后，可用乐助会名义公布、鸣谢。[/li]

6、以下情况乐助会不予接受物资捐赠：

[li]凡不能满足上述“乐助会名义捐赠物资”规定的四项要求；[/li][li]因条件限制，乐助会对捐赠方所指定的受助对象无法进行考证；[/li][li]因条件限制，乐助会无法将物资送达捐赠方所指定的受助对象；[/li][li]因条件限制，乐助会无法对物资进行保管、运送；[/li][li]捐赠方所指定的受助对象不符合乐助会的捐助标准；[/li][li]捐赠方所指定的受助对象不配合乐助会开展工作；[/li][li]捐赠方所指定的受助对象不愿意出具接收物资的证明文件；[/li][li]捐赠方所指定的受助对象不愿意接受乐助会对其收捐物资的使用监督；[/li][li]捐赠方提出捐赠的附加条件不符合乐助会的助学精神及相关规定；[/li][li]捐赠的物资与乐助会的物资收捐范围不相符合[/li][li]捐赠的物资难以保管、运输。[/li]

对于上述情况，不得冠以“乐助会名义”的收捐行为。

三、乐助会捐赠物资的操作规定：

1、接收物资：

[li]接收物资，必须经乐助会相关部门同意后后方能接收；[/li][li]接收物资后，必须由乐助会统一出具接收证明或收据；[/li][li]接收物资时，必须由乐助会相关部门指派的人员前往接收；[/li][li]接收物资时，必须有二人以上在场共同验证，并在相关的证明上签名；[/li][li]接收物资后，必须及时向乐助会相关部门汇报、交付；[/li][li]接收物资后，必须及时在乐助会网站上公布详细情况；[/li][li]接收物资后，必须及时的送达乐助会指定的保管仓库；[/li][li]所接收的物资，未经乐助会相关部门同意，不得私自进行各种形式的处理、转赠，否则视为贪污。[/li]

2、捐赠物资：

[li]物资的处理，必须经乐助会相关负责部门负责人批准；[/li][li]物资处理后，所得的收益必须全部归乐助会所有，并且全部用于助学工作之上；[/li][li]物资捐赠对象，必须由乐助会相关负责部门指定或与捐赠方商定；[/li][li]物资处理或捐赠时，必须由乐助会相关部门指派的人员负责跟进、监督；[/li][li]物资处理或捐赠时，必须有二人以上在场共同验证，并在相关的证明上签名；[/li][li]物资处理或捐赠时，必须向受赠方收取接收证明或收据；[/li][li]物资处理或捐赠后，必须及时向乐助会相关部门汇报，并交付有关证明文件；[/li][li]物资处理或捐赠后，必须及时在乐助会网站上公布详细情况及相关证明文件；[/li][li]选择物资的捐赠对象，必须去除私心及家乡观念，做到公平公正，合理分配；[/li][li]捐赠对象的推荐与审批：由项目捐赠部项目组推荐，项目捐赠部部长审批，管理部监督。[/li]

3、物资管理：

[li]任何情况下，不得将接收、捐赠、管理的物资占为已有，或用作有利自己利益的用途之上；[/li][li]任何情况下，不得接受捐、赠双方的回报或好处；[/li][li]对捐、赠双方必须友好对待，不得以任何形式的刁难；[/li][li]选择捐赠对象时，必须做到公平合理，不得偏于某一地区；[/li][li]对接收的物资，要监督相关部门及早处理或捐赠给贫困地区，以免物资损坏；[/li][li]物资的保管、存放必须合理，物资进、出仓库必须做好记录；[/li][li]各地区的物资，必须由专人管理，地区负责人负责监督[/li]

4、物资的报废

[li]由项目部提出申请，说明要

报废

物资的品名、进仓时间、报废原因，交

管理部审批；

[/li][li]

对具有残值的报废物资，

由项目部组织回收变卖，变卖处理必须接受管理部的监督，所得款项用于乐助会已开展的公益项目；[/li][li]

报废物资处理结果应当进行公开，接受社会监督。

[/li]

四、相关的特别声明：

[li]本规则的解释及活动的审批由管理部决定；[/li][li]活动的执行由各相关志愿部门负责；[/li][li]捐赠物质由项目捐赠部全面负责，专项办公物资交相关志愿部门负责；[/li][li]物资捐赠对象：主要指向乐助会已在该地区开展助学活动的贫困地区；[/li][li]物资捐赠用途：主要用于乐助会对贫困地区开展助学工作；[/li][li]乐助会不接受涉及任何形式的政治、宗教、极端主义、民族偏见的组织或个人的物资捐赠；[/li][li]乐助会不接受附带任何形式的政治、宗教、极端主义、民族偏见条件的物资捐赠。[/li]

五、乐助会表彰：

[li]凡符合“以乐助会名义收捐物资规定”的活动，均准许在乐助会网站上公布；[/li][li]凡符合“以乐助会名义收捐物资规定”的单位与个人，均列入“乐助会捐赠物资慈善榜”；[/li][li]为鼓励企业加入助学行列，凡符合以“以乐助会名义收捐物资规定”的单位，均列入乐助会“慈善单位名录”；[/li][li]由乐助会管理部授权各个地区，向所有地区已完成捐赠项目且符合“以乐助会名义收捐物资规定”的单位与个人，派发《乐助会感谢牌（本）》，并公示在相关的慈善榜上，乐助会备案存底；[/li][li]每年度将邀请慈善单位或个人，参加乐助会年度慈善单位表彰大会；[/li][li]凡对助学有重大贡献的单位或个人，将颁发《慈善单位/名人》匾，以资鼓励。[/li]

六、对“非乐助会收捐行为”的规定：

A、制定规则的必要性：

[li]物资的收捐是一个相当严谨的行为，稍有疏忽就会触及国家法律，因此必须对所有捐赠物资采取有效的管理。[/li][li]乐助会网站是一个开放式的网络空间，必须防止不法分子借助乐助会的社会公信力来骗取钱财，因此对非乐助会捐赠行为严禁发布；[/li][li]乐助会的会员均来自五湖四海，日常均通过网络联系来开展助学工作，为了杜绝内部出现贪污盗窃的行为，必须对网站进行严格的管理。[/li]

B、对“非乐助会收捐行为”的规定：

[li]乐助会网站上报道有关捐赠活动的过程中，不得冠以乐助会的名义；[/li][li]相关的活动只能在乐助会论坛中《友站活动》版面上报道；[/li][li]在乐助会网站的相关报道不得列出捐赠物资清单或数量及单位名称，以免借乐助会的名义来证实此物资的收捐；[/li][li]会员以个人身份参加其它组织（团队）的捐赠活动时，不得宣称代表乐助会；[/li][li]会员以个人身份参加其它组织（团队）的捐赠活动中接受媒体采访时，不得提及乐助会；[/li][li]未经乐助会同意，不得在乐助会内组织任何形式的慈善活动；[/li][li]未经乐助会同意，不得在乐助会内进行筹集物资、招募人员行为；[/li][li]如有违反上述条例，则删除相关信息，情节严重者，锁定ID，并向社会公布以清除社会的误解。[/li]

乐助会项目捐赠部
2017年10月30日更新

项目捐赠部

关于对上述管理条例的执行程序已公布，详细请查阅：

1、《关于物资管理的执行程序》

2、《关于捐赠物资运输的规则》