关于对“收捐物资的管理条例”的执行程序

项目捐赠部

关于对“收捐物资的管理条例”的执行程序

随着乐助会的发展，所收捐的物资将会越来越多，而且分布的地区越来越广泛。为了执行《关于收捐物资的管理条例》的规定，保证对收捐物资严格管理，以免出现挪用、贪污的情况出现，现制定具体的物资收捐后出具收据、对社会公布、鸣谢捐赠等方法如下：

一、接收捐赠物资的收据：

各地区收捐物资后，现时先由各地区负责收捐的志愿者开具收据给捐赠单位，日后待项目捐赠部配备足够的人力后，逐步过渡到由乐助会统一出具收据，具体方法如下：

[li]乐助会统一收据盖章后交地区负责人撑管，负责收捐的志愿者收捐入仓验收后，向地区负责人领取收据； [/li][li]大宗物资的收捐、特殊物资的收捐，由乐助会专职办公室出具收据（传真、邮件、邮寄等方式）。[/li]

二、对外公布及鸣谢：

A、物资的接收：

1、各地区的负责接收这批物资的志愿者，将收到的物资送到仓库后，通知“项目捐赠部地区物资管理人”作记录（如果此地区没有负责管理物资的志愿者，则由地区负责人暂代，下同）；
2、由“项目捐赠部地区物资管理人”在【项目捐赠部】 版面内发表“接收物资通报”帖；
3、“项目捐赠部物资管理组”看到该帖后，将这批物资记录到物资管理总表上，然后跟帖说明已记录；
4、在完成以上程序后，项目捐赠部有专人负责以“项目捐赠部”ID在【乐助报道】版面上发帖，向社会公布及鸣谢捐赠人，并且记录在《捐赠物资慈善榜》、《慈善单位名录》上；
5、所有的物资归项目捐赠部统一管理，专项物资由相关部门负责照上述程序在其部门内执行。

B、物资的调动：

1、当助学活动需要物资时，必须经项目捐赠部物资管理组组长及项目捐赠部分管物资的部长级管理人员同意才能动用物资，超过10,000元的物资使用，必须上报管理部备案，以作监督；
2、各地区、各部门使用物资前，需由地区负责人或活动组织人或“项目捐赠部地区物资管理人”，在【项目捐赠部】 版面内发帖发表“使用物资申请”帖（下附发帖的格式），由物资管理组初审后，再提交项目捐赠部审批。
3、“使用物资申请”，必须详细列明申请物资的品种、数量、使用或派发负责人员、用途或捐赠对象等，审批人员在批复时，也必须列明批复的品种与数量，否则，申请与批复均属无效，所出现的问题由相关的工作人员负责；
4、在审批时，要对所申请物资的用途是否合理、对受助对象是否合适、申请物资的数量是否合理、物资使用监督人或负责人的可靠性等进行全面的考虑，如有需要必须要求申请人进行资料补充或更正；
4、“项目捐赠部地区物资管理人”严格根据项目捐赠部的批核使用的物资清单安排物资的调用，办理出仓库的手续与记录；
5、当调动的物资余数重新入仓时，负责送入仓的志愿者要及时通知“项目捐赠部地区物资管理人”作记录；
6、项目捐赠部应定期向管理部提交各类硬件项目的捐赠地区意向计划书，由管理部审核后确定一定时期的受助地区方向；
7、当有硬件捐赠立项时，由项目捐赠部项目组根据管理部所定的受助地区提出立项，由项目捐赠部部长审批，超过20,000元的项目时，必须上报管理部部长再审批；
8、相关的工作人员向各地区负责人及“项目捐赠部地区物资管理人”发出调动物资通知时，必须同时将上述各项的审批通知转达，否则，各地区的物资管理人员有权拒绝执行；
9、各地区负责人及“项目捐赠部地区物资管理人”接到调动物资通知时，必须复核相关的通知是否通过各项的审批程序，否则要承担相应的责任；
10、考虑到志愿者工作的特殊性，紧急情况下，可采用手机短信申请与批复的方法，但事后所有手续必须补办完整。

C、物资的使用：

1、整批物资送达受助学校时，要接受学校出具单位证明文件；
2、整批物资送达受助个人时，要接受个人亲笔签收，并拍捐赠现场的相片以示证明；
3、整批物资邮寄时，当物资到达后，在接收单位直接发电子邮件项目捐赠部专用邮箱ahelp-z@ahelp.cn，同时附上接收单位证明及接收物资的相片；
4、零散物资分派时，要有该活动的组织负责人在活动结束后，在上述原“物资调动申请帖”中跟帖证明物资的使用情况；
5、物资义卖时，要由地区负责人指派的二人以上小组负责监管、记录、复核收益；
6、义卖结束后，地区负责人或活动组织者，要及时将义卖情况及收益情况，在【项目捐赠部】 版面内发帖公布；
7、义卖的收益，要及时全部拨入乐助会指定帐号内，由项目捐赠部派人监管，并尽快安排使用专项助学工作上；
8、与外单位/团体的合作收益，可由合作单位保管，由本地区负责人派人监管，由项目捐赠部研究、提交使用项目，由管理部批核。

D、物资的管理：

1、各地区的物资仓库设立由地区负责人安排，并且设定“仓库管理人”与“项目捐赠部地区物资管理人”共同监管；
2、各地区仓库应建立仓库物资帐本，详细记录物资的调动情况及数量；
3、“项目捐赠部地区物资管理人”及项目捐赠部要不定时抽查仓库物资的情况及数量；
4、物资出仓时必须要有二个志愿者以上在场监督、证实，并在仓库物资记录本上签名；
5、每一次活动后对物资的使用情况，“项目捐赠部地区物资管理人”必须及时在【项目捐赠部】 版面内原“使用物资申请”帖下跟帖公布剩余物资的重新入仓明细；
6、项目捐赠部物资组根据此活动的物资使用情况，更新“乐助会物资总记录”；
7、项目捐赠部物资管理组根据上述公布，及时在【乐助报道】 版面上的《捐赠物资慈善榜》上记录物资去向，以让全社会监督；
8、“项目捐赠部地区物资管理人”必须每月将本地区的物资仓存情况在【项目捐赠部】 版面公布，由项目捐赠部物资管理组与“乐助会物资总记录”相核对；
9、大批物资的接收、捐赠及定点项目的设定，由项目捐赠部立项提交管理部批核；
10、物资管理组的各成员有责任监察物资的使用情况，如发现使用情况与原申请不符，需马上上报项目捐赠部部长；
11、项目捐赠部发现物资的使用与管理出现问题时，应该及时上报管理部，同时马上对违规的行为进行处理，以杜绝日后再有类似的问题发生。

F、特殊情况下的物资收捐、使用说明：

1、特殊情况包括指：

对经乐助会同意举办的助学活动中临时接收的物资，如图展的义卖品募集、单位或个人参加访查时暂时带上物资等，因特殊情况未能提早办理物资的接收、捐赠的申请手续时。

2、特殊情况的处理：

[li]活动组织者应对物资的收捐成立一个二人以上的小组负责记录、监督使用情况； [/li][li]活动后可以组织者个人名义，在【活动专栏】 版面上发布收捐、使用物资的情况； [/li][li]经项目捐赠部复核后，可用乐助会名义公布、鸣谢。[/li]

三、特别说明：

[li]凡是被收录在《捐赠物资慈善榜》上的物资捐赠，才是被乐助会认可、监管的物资收捐，请各社会单位及人士注意。 [/li][li]禁止任何会员以个人名义在乐助会网站上发布收捐物资信息； [/li][li]禁止任何单位/团体在乐助会网站上发布收捐物资的信息。[/li]

四、相关公告的格式：

A、“接收物资通报”帖： ——由“项目捐赠部地区物资管理人”

（以下单位均为举例说明）

主题：佛山市8月8日收到捐赠物资情况通报

内容：

[li]接收物资地区：佛山市 [/li][li]时间：2006 年8月8 日 [/li][li]捐赠物资单位：佛山市第九中学 [/li][li]捐赠物资名称、数量：全新图书1000本、旧图书800本、笔1000支（同一种类物资要按新旧数量分开列出） [/li][li]接收人：慧慧、灰影子（在场的志愿者均可列出） [/li][li]证明人：洒洒、神之左手（入仓时在场的志愿者均可列出） [/li][li]存放仓库：祖庙 路仓库[/li]

注意：不同单位的捐赠，在上述格式中，第4、5要按不同的单位捐赠分开列出，如：

[li]捐赠物资单位：佛山市第九中学 [/li][li]捐赠物资名称、数量：全新图书1000本、旧图书800本、笔1000支 [/li][li]捐赠物资单位：佛山市第十中学 [/li][li]捐赠物资名称、数量：笔盒500个、蜡笔三箱共1000支[/li]

B、“使用物资申请”帖： ——地区负责人或活动组织人或“项目捐赠部地区物资管理人”发帖

主题：XX 地区/市X 月X 日访查/义卖物资申请

内容：

[li]申请地区：江门地区 [/li][li]使用物资原因：参加8月8—9日乐昌访查/回访活动（或五邑大学图展义卖活动）[/li][li]使用时间：2006年8 月8 日 [/li][li]物资去向：乐昌县沙坪镇沙坪中心小学结对仪式（或图展义卖）[/li][li]物资用途：派发学生/捐赠学校，或图展义卖 [/li][li]申请物资名称、数量：全新图书1000本、旧图书800本、笔1000支（同一种类物资要按新旧数量分开列出）[/li][li]物资使用监督人：XXX（会员ID）[/li][li]物资使用参与人：交本次访查的志愿者（或XX学校或XX单位的XXX等人）[/li]

C、暂时物资收捐、使用帖： ——“项目捐赠部地区物资管理人”发帖

主题：深圳市8月8日暂时物资收捐、使用通报

内容：

[li]地区：深圳市 [/li][li]接收原因：南山图书展义卖物品募集 [/li][li]接收时间：2006 年8 月8日 [/li][li]捐赠物资单位：深圳市飞龙有限公司 [/li][li]原捐赠物资名称、数量：恤衫50件、笔盒20个 [/li][li]剩余物资数量：恤衫15件、笔盒5个 [/li][li]剩余物资处理：入仓 [/li][li]存放地点：深南路仓库[/li]

（上述内容如此类推）



乐助会项目捐赠部
2011年11月8日